Naar inhoud

Bij Portbase gaat communicatie voor de wind

Brenda van Broekhoven (links) en Nicole van Alphen zijn mede verantwoordelijk voor goede communicatie van Portbase
In de havens van Rotterdam en Amsterdam varen dagelijks containerschepen af en aan. De containers gaan verder per trein, vrachtwagen of binnenvaartschip. De gehele dag worden allerlei vrachtgegevens geregistreerd en doorgegeven. Portbase is geïnitieerd om de communicatie tussen de verschillende partijen in de haven te bevorderen door middel van hun zogenaamde port communication system. Nicole van Alphen, communication manager bij Portbase, en Brenda van Broekhoven, externe projectleider bij Portbase, vertellen over het project dat meer bekendheid moet geven aan deze nieuwe organisatie. "Met onze website kunnen we betere informatie, meer service en een heldere propositie bieden."

Portbase is ontstaan na de fusie tussen twee bedrijven die allebei betere communicatie tussen de logistieke bedrijven probeerden te bewerkstelligen in de havens van Amsterdam en Rotterdam. Beide organisaties hadden hun eigen website. Met de nieuwe naam en organisatie kon een nieuwe website natuurlijk niet uitblijven. De corporate website van Portbase is nog volop in ontwikkeling, maar de eerste site onder de naam van de organisatie is inmiddels live. Deze website richt zich op één van de services die Portbase biedt, namelijk het export control system (ECS). Communication manager bij Portbase Nicole van Alphen: "Per 1 juli treedt er belangrijke nieuwe wetgeving in werking betreffende het verplicht digitaal inklaren bij de douane. Dat was voor ons aanleiding om met de nieuwe website te starten. Hierop staat alle nodige informatie." Het internetproject is echter voor beide websites gestart.

Combinatie van aspecten

Het project is begin 2009 begonnen met het in kaart brengen van de wensen en eisen van de organisatie en eindgebruikers van Portbase. Hierbij is eveneens geïnventariseerd wat er verbeterd kon worden aan het vorige web content management (WCM) systeem. "We hebben gekeken waar we wel en niet tevreden over waren bij het vorige systeem", vertelt extern projectleider Brenda van Broekhoven, aangesteld om de internetprojecten adequaat te laten verlopen. "We hebben gekeken naar internetontwikkelingen en de nice-to-haves, maar eerst en vooral naar de must-haves en de should-haves om de deadline te halen. We zochten een gebruiksvriendelijke oplossing voor meerdere websites waarbij we meertaligheid gemakkelijk konden realiseren. Eveneens belangrijk is dat mensen met weinig technologische knowhow er ook mee aan de slag kunnen. We willen geen dedicated webmaster die op technisch vlak de hele tijd met de website bezig moet zijn."

Nadat de business case voltooid was, heeft Portbase het design van de website laten ontwerpen door een reclamebureau. Met deze twee eisen is de organisatie op zoek gegaan naar een implementatiepartij die een website kon maken die aan alle eisen voldeed.  Portbase kwam uit bij Pareto, die Composite CMS het beste vond aansluiten bij het wensenpakket van Portbase. Van Alphen: "Op papier zijn alle systemen geweldig. Daarom is het belangrijk dat het gevoel goed is en er commitment is om het project op tijd te voltooien." Van Broekhoven vult aan: "Ook de grootte van het bedrijf moest aansluiten bij die van Portbase. Pareto biedt qua grootte  voldoende stabiliteit om het project succesvol te volbrengen en daarbij zijn wij als klant voldoende belangrijk." Bij de keuze was nog een aspect belangrijk, en wel dat Pareto meerdere CMS'en aanbood. Van Alphen: "Daardoor weten we dat ze het CMS kunnen kiezen dat het beste bij ons past. Uiteindelijk heeft Pareto voorgesteld om Composite te kiezen, omdat zij vinden dat dit CMS het beste bij ons past. De samenwerking tussen deze twee partijen is voor ons ook positief. Zo hadden we op een ochtend een gedetailleerde vraag over de meertaligheid. Diezelfde middag stond er al iemand van Composite op de stoep om alles uit te leggen. Het geeft ons een goed gevoel dat alle partijen ervoor willen gaan."

Snelle start

Portbase had een extreem strakke deadline neergelegd voor alle partijen. Toen Van Broekhoven begin 2009 als projectleider internet startte, ging ze gelijk aan de slag met de business case en het ontwerp van de website. Eind februari lieten de geselecteerde implementatiepartijen twee demo's zien. Nog diezelfde maand werd de keuze gemaakt voor implementatiepartner Pareto en content management systeem (CMS) leverancier Composite. De bouw begon 2 maart en de eerste website ging 25 maart live. In deze drie weken is de website gebouwd, getest en gevuld. Dat kostte alle betrokkenen bij het project veel inzet en toewijding. Van Broekhoven: "Het proces is razendsnel gegaan. De partijen hebben snel gehandeld en hebben alles goed aangepakt. Het ging gewoon uitstekend. De samenwerking tussen het reclamebureau, Pareto en Composite is prima verlopen. Natuurlijk kostte het soms bloed, zweet en tranen. Maar we konden het afsluiten met taart!" En Van Alphen vult aan: "We hadden dit geen twee maanden kunnen volhouden." De ontwikkeling van de corporate site heeft eveneens een strakke planning. "Maar nu hebben we drie weken om de content in het CMS te zetten. Dat is iets minder extreem, alhoewel er nu vijf keer zoveel content gevuld moet worden."

Composite bevalt de betrokkenen bij Portbase erg goed, ook de eindgebruikers. De gebruiksvriendelijkheid voor de communicatiemedewerkers was één van de belangrijkste eisen en die is voor Portbase goed ingevuld. Van Alphen: "Composite CMS ziet eruit als word. Het heeft de Office look and feel. De structuur en de knoppen zijn vrijwel identiek waardoor het gemakkelijk in gebruik is. De eindgebruikers konden er na een training van een paar uur al goed mee overweg. Dat is heel vlot. Daarnaast kunnen er meerdere websites in het CMS onderhouden worden. Dat werkt goed: je kunt de objecten met content gemakkelijk op een andere plek zetten en meerdere keren gebruiken. Hierdoor is het efficiënt en dynamisch." Van Broekhoven: "Het CMS van Composite is intuïtief en goed doordacht. Zeker de meertaligheid bevalt goed. Het CMS zorgt ervoor dat je overzicht houdt. Daarnaast is het een flexibel systeem waarbij de eindgebruikers weinig afhankelijk zijn van de webbouwer. De structuur van de website is gemakkelijk aan te passen. Belangrijke eis was dat het design van het reclamebureau leidend moest zijn." Van Alphen: "Bij sommige systemen is het creatieve aspect beperkt, maar bij het CMS van Composite geldt dat niet."

Bugs

Van Alphen heeft communicatiemedewerkers en eindgebruikers Chantal Haagendoorn en Debby Hoesen gevraagd om de plus- en minpunten van het CMS aan te geven. Hun commentaar: het is gemakkelijk en duidelijk. Het enige negatieve punt is het schakelen tussen de verschillende talen. Dat de meertalige  functionaliteit een kritisch punt is, is niet vreemd; Portbase was de eerste grote klant in Nederland die met de laatste versie van Composite C1, waaraan meertaligheid als functie is toegevoegd, aan de slag is gegaan. Er moet nog wel wat gesleuteld worden aan dit onderdeel en kleine bugs moeten nog verholpen worden. Portbase heeft bij de eerste website gekozen om de verschillende talen gelijk te vullen. Daarbij was echter geen rekening gehouden met het feit dat teksten niet in elke taal even lang zijn. Hierdoor moesten sommige teksten worden ingekort. Dat betekende dat de aanpassingen in alle andere talen ook moesten worden doorgevoerd. Voor de corporate website is daarom besloten om eerst de Nederlandstalige website helemaal te vullen voordat de website met de andere talen wordt uitgerold.

Andere functionaliteiten die nog niet helemaal optimaal werken kan Portbase via een systeem doorgeven aan Pareto. Van Broekhoven: "Wij melden issues, bugs en verbeterpunten aan in het systeem en zij pakken het van daaruit op. Vervolgens kunnen wij zien wat ze met onze punten gedaan hebben." Zij zou het een winstpunt vinden als de Composite modules in de toekomst verder worden uitgewerkt. "De modules zijn niet kant en klaar, er komt maatwerk aan te pas. Het voordeel is dat de punten die wij graag anders zien snel aangepast worden. Bij uitontwikkelde modules kun je echter sneller implementeren, heb je vooraf meer duidelijkheid, en is er minder testtijd nodig." De organisatie van de ontwikkeling van de Corporate website verloopt anders dan de eerste site qua samenwerking tussen reclamebureau, implementatiepartner Pareto en Portbase. Bij de eerste website was het design al klaar voor Pareto ermee aan de slag ging. Nu zijn  beide partijen direct bij dit deelproject betrokken geweest. Van Alphen: "We organiseren vanaf het begin sessies met de eindgebruikers, technici van Pareto en het reclamebureau, zodat alle betrokken partijen van alles op de hoogte zijn. Bijkomend voordeel is dat iedereen elkaar inmiddels gemakkelijk weet te vinden. Als één contactpersoon niet beschikbaar is, dan wordt er eenvoudig contact gezocht met andere mensen van die partij."

Functie corporate website

Zoals gezegd is de eerste website voor het ECS met name gestart om de invoering van de wetgeving rondom het verplicht digitaal inklaren van goederen bij de douane meer bekendheid te geven. De corporate website heeft een groter doel dan alleen informeren, alhoewel dat de belangrijkste pijler is. Van Alphen: "Voor onze corporate website proberen we alle 25 services die wij aanbieden voor elke partij zo gemakkelijk mogelijk vindbaar te maken. Niet alle informatie is echter voor iedereen relevant. We proberen nu met duidelijke navigatie de specifieke doelgroepen zo goed mogelijk te bedienen. Omtrent de ECS wetgeving is nog niet zoveel bekend in Europa; wij bieden hierover de meest actuele informatie.  We merken dat onze doelgroep deze informatie op prijs stelt. Een collega meldde tijdens een presentatie in Budapest dat de website die dag live was gegaan. Nog diezelfde avond liep het aantal bezoekers snel op." Portbase merkt eveneens dat steeds meer mensen zich inschrijven voor de nieuwsbrief. Van Broekhoven: "We willen informatie bieden voor potentiële klanten, en we willen onze klanten zelf laten kiezen via welk kanaal ze contact met ons zoeken. Onze business gaat 24/7 door en ook onze servicedesk is dag en nacht bereikbaar. Als bedrijven een minder dringende vraag hebben kunnen zij ook een mailtje sturen of bij de frequently asked questions kijken op onze website." Van Broekhoven vindt het ook fijn dat Composite een duidelijke roadmap heeft uitgestippeld met duidelijke services en updates.

Ambitie

De return on investment is moeilijk te berekenen voor Portbase. Er moest een nieuwe website komen, dat stond vast. Niet investeren was geen optie. Het is echter nog te vroeg om te berekenen wat de website tot nu toe heeft opgeleverd. Duidelijk is wel dat de website een positieve invloed heeft gehad op de bekendheid van het bedrijf. Daarnaast zijn de kosten voor het gebruik en het beheer van het content management systeem fors gedaald ten opzichte van het vorige systeem. Van Broekhoven: "We zijn er met een ander CMS erg op vooruitgegaan. Composite is een content management systeem van nu; modern, soepel en intuïtief." Van Broekhoven vergelijkt het oude CMS met een Ferrari: ze hadden er extra rijlessen voor nodig om de auto onder controle te krijgen. Nu heeft Portbase een CMS dat lekker en eenvoudig rijdt, als een nieuwe, moderne bolide. De ontwikkeling van de website is vooral goed voor het imago van het bedrijf, vinden beide externe projectleiders. Van Broekhoven: "We maken een stap voorwaarts en gebruiken de kracht van internettechnologie. We kunnen betere informatie bieden, meer service en een heldere propositie. Als organisatie zetten we immers een goed en innovatief product neer, stelt Van Alphen. "Dan moet de rest ook in orde zijn. Onze ambitie is om in de toekomst eveneens een samenwerking aan te gaan met andere havens in Nederland zoals Groningen en Zeeland. Zelfs samenwerkingsverbanden met de

Port Community Systems van andere Europese havens zijn niet ondenkbaar. Als je dit wilt, helpt een professionele uitstraling. Het plaatje moet kloppen."

Portbase

Portbase is een organisatie die is ontstaan vanuit twee bedrijven. Portinfolink was een dochter van de Havenbedrijf Rotterdam en is opgericht om betere communicatie tussen de verschillende bedrijven in de haven tot stand te brengen zoals douane, schippers, binnenvaart, rail- en wegtransport, en havenmeester. Portnet was het Amsterdamse zusterbedrijf, dochter van Havenbedrijf Amsterdam, die om dezelfde reden was opgericht. Bij het vervoer van één container zijn veel partijen betrokken en veel informatie kan hergebruikt worden, zoals gegevens over de inhoud van de container. Vroeger werden alle berichten overgeschreven of uitgeprint voordat ze werden doorgevoerd in andere systemen. Nu wordt er gebruik gemaakt van een port communication system dat door Portbase is ontwikkeld. Dankzij dit systeem besparen alle partijen veel tijd en wordt de informatie foutloos overgedragen. Portbase is actief sinds 11 maart 2009 en heeft een promotionele rol voor de communicatie in de haven. De fusie brengt een aantal voordelen met zich mee. Onder andere kan de organisatie nu één Nederlands beeld uitdragen op internationale beurzen. Aan begin van dit jaar is Portbase begonnen met het zoeken naar een geschikt CMS en implementa tiepartner.

Implementatieperiode

1 januari 2009 Brenda van Broekhoven wordt aangesteld als projectleider internet bij Portbase.

januari - februari De business case wordt opgesteld en er wordt een reclamebureau geselecteerd. Het design wordt gemaakt en er worden offertes uitgebracht door enkele implementatiepartners.

eind februari Bij twee implementatiepartners worden de demo's van de voorstelde content  management systemen bekeken. Uiteindelijk kiest Portbase voor Pareto en het systeem van Composite.

2 maart 2009 De teksten worden geschreven en vertaald. Pareto begint met de bouw van de website op basis van het Composite CMS. Daarna gaat Portbase aan de slag met het testen van het CMS en wordt de website door de communicatiemedewerkers gevuld.

25 maart 2009 De ECS website gaat live.

vanaf maart 2009 Portbase werkt aan het ontwerp van de corporate website en gaat aan de slag met het vullen van het CMS.

1 juli 2009 Naar verwachting wordt de corporate website gelanceerd.

Bron: Customer Talk
0

Reacties

Logo CustomerTalk

Cookie-instellingen

CustomerTalk maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij je toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Accepteren Meer informatie