Naar inhoud

Helder zicht op modeverkoop

Commercieel directeur Willem Koster en Luuk Geijtenbeek, manager ICT en logistiek
Winkelketen Maison de Bonneterie kent al jaren een hoge graad van automatisering, maar inzicht in de belangrijkste bedrijfswaarden ontbrak. Business Intelligence kan de gegevens van de werkvloer vertalen naar managementinformatie. ‘Boekt een verkoper daadwerkelijk meer omzet, of verkoopt hij alleen veel artikelen met een lage marge?’
Business Intelligence geeft modeketen Maison de Bonneterie inzicht in verkoopknelpunten

Hoeveel omzet draaien we per vierkante meter? Hoe verhoudt zich de dameskleding tot de herenkleding? Welke productcategorieën vertonen een verkoopdip? Maison de Bonneterie, de beroemde keten van chique kledingwinkels, probeert dergelijke vragen tegenwoordig te beantwoorden door diepgaande automatisering van de bedrijfsprocessen en door het geautomatiseerd aanleveren van managementinformatie.

 

Commercieel directeur Willem Koster licht de zoektocht naam managementinformatie toe: ‘Enkele jaren geleden besloten we dat we behoefte hadden aan systemen waarmee we een beter overzicht konden krijgen van wat er in onze winkels gebeurde. We waren vooral op zoek naar een hulpmiddel waarmee we een aantal kritische waarden door de tijd konden volgen. Daarnaast wilden we diverse soorten informatie kunnen combineren en flexibel de nodige rapportages kunnen maken.'

Negentiende-eeuwse stoffenwinkel

Lage margeverkoper

In een winkelketen als Maison de Bonneterie liggen de commercieel interessante data voor het oprapen. Vooral het kassasysteem verschaft veel informatie over wat er in de winkel gebeurt. Koster: ‘Aan de hand van die informatie kun je bijvoorbeeld een indruk krijgen van de prestaties van een verkoopmedewerker. Je kunt bijvoorbeeld zijn omzet vergelijken met de verkopen die hij in het verleden bereikte. Of je kunt zijn omzet relateren aan de andere verkopers. Boekt hij daadwerkelijk meer omzet of verkoopt hij alleen veel artikelen met een lage marge?'

 

Naast informatie over de individuele verkoper is het interessant om de verkoopinformatie te vergelijken die afkomstig is van de verschillende winkelfilialen. Hoe scoort de ene winkel ten opzichte van de andere? De prestaties kunnen bijvoorbeeld worden uitgedrukt in termen van resultaten per vierkante meter. Ook informatie over de jaarlijkse schommelingen rond de seizoenen zouden we makkelijker kunnen analyseren als we een hulpmiddel hadden voor Business Intelligence.'

 

Luuk Geijtenbeek, manager ICT en Logistiek, voegt toe: ‘We beschikten vanuit het verleden over een verzameling Navisionverschillende systemen waarmee we allerlei processen in het bedrijf hadden geautomatiseerd. Zo hadden we aparte systemen voor de financiële administratie en voor de goederenadministratie. HRM Payroll bevatte informatie over salarissen en medewerkers. BK Vision integreerde de data van de winkels met de backoffice. Daarnaast hadden we een systeem voor aparte tijdregistratie en roosterplanning. Dit bestof-breed-beleid zorgde voor gefragmenteerde informatie waardoor het maken van rapportages nauwelijks zinvol was. We wilden gecombineerde overzichten maken. Dergelijke overzichten konden we in principe maken met Navision, dat we al in 1996 hadden aangeschaft en een grote rol speelde in onze automatisering. Het nadeel was dat daar erg veel maatwerk voor nodig was.'

 

Zinnige optie

Het management van Maison de Bonneterie besefte dat het behoefte had aan een nieuw systeem dat sneller en directer een beeld kon bieden van wat er in de winkelketen gebeurde. De vraag naar de beste oplossing voor dit probleem werd acuut toen de Bonneterie in 2001 een lange termijnbeslissing moest nemen over de ICT-systemen. De apparatuur was dringend aan vervanging toe en daardoor kwam de vraag naar nieuwe software ook op de agenda.

 

‘Vervanging van de software door vergelijkbare systemen bleek al snel te duur en te ingewikkeld', vertelt Van Geijtenbeek. ‘De meest zinnige optie was de aanschaf van een enkele tool voor Business Intelligence. We zouden dit het eerst gaan inzetten voor de analyse van de verkoopgegevens.' De Bonneterie onderzocht aanvankelijk of Navision, waarmee veel ervaring was opgebouwd, zich voor die taak leende. Van Geijtenbeek: ‘Maar dat pakket bleek al snel te transactiegericht. Er waren te weinig rapportagemogelijkheden, zodat we nog veel handmatig werk zouden moeten doen in Excel.' KPI's

 

Eind 2002 ging de Bonneterie serieus op zoek naar een systeem voor Business Intelligence. Van Geijtenbeek: ‘We hebben diverse oplossingsrichtingen bekeken, en deze vooral geëvalueerd op het vermogen om eenvoudig Key Performance Indicators (KPI's) te genereren. Bij het selecteren van het juiste hulpmiddel vonden we vooral de implementatietijd, het gebruiksgemak en de prijs-kwaliteitverhouding van de pakketten van belang. Cognos bleek te duur en de implementatie zou te lang duren. Ook maatwerk zou te veel kosten. Voor de twintig belangrijkste waarden die we wilden gaan meten bleek het pakket Proclarity de beste keus.'

 

Commercieel directeur Koster vult aan: ‘We waren geïnteresseerd in KPI's die een commerciële waarde opleveren, zoals: welk percentage van de bezoekers aan onze winkels koopt daadwerkelijk iets? Wat is de omzet per vierkante meter in een winkel? Daarnaast wilden we ook een waarde als de totale kosten per vierkante meter kunnen berekenen, waarbij zaken als afschrijving en derving waren inbegrepen. Door de gegevens te combineren kun je bijvoorbeeld een helder inzicht krijgen in de margeproblematiek.'

 

Klassieke klant

Naast inzicht in wat er gebeurt in de winkelketen had Maison de Bonneterie de wens om te kunnen segmenteren naar productgroepen. Koster: ‘Onze kleding valt in meerdere hoofdcategorieën, zoals die van dames- en herenkleding. Daaronder vallen de gewone categorieën en uiteindelijk valt alle kleding onder te verdelen in 1.300 subcategorieën. We zochten naar een tool waarmee we de gegevens zowel geaggregeerd als gedetailleerd konden bekijken.'

 

De Bonneterie onderscheidt ook enkele doelgroepen, zoals de klassieke klant en de jongere en moderne klant. De wens bestond om bij de managementoverzichten ook met dergelijke segmentaties rekening te kunnen houden. Enige huiver ten aanzien van een nieuw systeem was wel aanwezig. Koster: ‘Veel deskundigen koppelen de technologie los van de organisatie. Ze roepen vaak: ‘O, maar dat is interessant'. Dan denk ik al vaak: ‘weg ermee'.

 

De doorslag die de huiver overwon gaf een bezoek dat Koster medio vorig jaar bracht aan de Londense kledingwinkel Harrods, waar al met Proclarity werd gewerkt. Koster zegt: ‘Ik zag het systeem daar in actie. Wat indruk maakte was dat het mogelijk bleek een hiërarchie aan te brengen bij het gebruik van het systeem. Door die mogelijkheid zouden we in staat zijn bijvoorbeeld de inkoopmanagers precies die gegevens te tonen die ze nodig hebben om te kunnen inkopen. De filiaalmanagers zouden de gegevens krijgen die zij nodig hadden om acties mee te kunnen voeren.'

 

Verrassende inzichten

CubesHet toespitsen van Proclarity op de informatiebehoefte van De Bonneterie was specialistisch werk. Om de gewenste rapporten te kunnen aanmaken moest een onderverdeling van de gegevens worden gemaakt in zogenaamde cubes. Die taak werd uitbesteed aan consultancybureau Datacon, dat ook de implementatie verzorgde, waaronder het verzamelen van feedback van de gebruikers en de begeleiding bij de invoering. Manager ICT en Logistiek Luuk Van Geijtenbeek: ‘Daarop volgde een fase waarin per gebruikersgroep werd vastgesteld welk aanbod aan rapporten we beschikbaar zouden stellen en met welke functie.'

 

Het gebruik van Proclarity leidde tot verrassende inzichten. Van Geijtenbeek zegt: ‘Spelenderwijs ontdekten we dingen die we nooit hadden verwacht. Een keer kwam Willem naar mij toe en zei: ‘Luuk, die cijfers kunnen niet kloppen.' Maar ze bleken wel te kloppen. Ineens blijkt dat een bepaalde leverancier voor ons veel belangrijker is dan we dachten.'

 

Per 1 september, bij de start van het nieuwe winterseizoen, werd het systeem operationeel. Een belangrijk eigenschap van Proclarity waarover De Bonneterie tevreden is, is dat het systeem makkelijk een koppeling legt tussen het verkoopdoel en het verkoopresultaat. Koster: ‘Dergelijke cijfers maken het makkelijker knelpunten in de verkopen op te sporen.'

 

Toch nieuwe hardware

In de toekomst zal De Bonneterie het systeem voor Business Intelligence met meer modules verrijken. Zo zal het customer loyalty program via Proclarity worden uitgebouwd en zal een serie rapporten voor Human Resources Management (HRM) worden ontwikkeld, en komen er financiële views en modules voor inkoop en logistiek.

 

Enig nadeel van de Business Intelligence toepassing is dat de prestaties van de hardware een zorg beginnen te worden. Van Geijtenbeek: ‘Bij rapporten waarbij veel transacties worden geanalyseerd duurt het soms wel een halve minuut voor de computer ermee klaar is. Dat duurt eigenlijk te lang.' Het optimaliseren van de prestaties van het systeem blijft dan ook een aandachtspunt bij De Bonneterie. Niet uitgesloten kan echter worden dat de winkelketen opnieuw aan nieuwe hardware toe is, iets wat ze met de komst van Business Intelligence probeerden te voorkomen maar blijkbaar toch niet kunnen ontlopen.

De shortlist van Maison de Bonneterie

Implementatietijd BI-pakket Proclarity
Bron: Customer Talk
0

Reacties

Logo CustomerTalk

Cookie-instellingen

CustomerTalk maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij je toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Accepteren Meer informatie