Kluwer in de knoop met academisch uitgeven

Al vijf jaar brengt de uitgever Kluwer Academic Publishers elektronische versies van academische boeken en tijdschriften uit. De groeiende populariteit onder afnemers werd het zelfgebakken systeem voor online publicatie geleidelijk aan teveel. Met de belangrijke Frankfurter Buchmesse voor de deur moest er binnen acht weken een nieuw internetportaal komen. Dat lukt, en al snel volgen een vijftal nieuwe portalen voor producten zoals ebooks, boeken op maat en een specifieke portal over draadloze toepassingen en communicatie. 'Maar onze ontwikkelflow verdient geen schoonheidsprijs', blikt Martin van der Linden terug, die als interne e-businessconsultant zo'n twee jaar lang de brug tussen de business en IT vormde bij het opzetten van de nieuwe dienstverlening.

 

Backfiles scannen

 

De omzet van Kluwer Academic Pubishers komt voor het grootste deel van universiteiten, aangevuld door bedrijfsbibliotheken en individuen. 'Het is de wereld van de kleine prints, grote pricing', zo schetst Van der Linden. 'Het zijn dezelfde mensen die de artikelen schrijven, reviewen en vervolgens kopen.' De grootste afnemers, de universitaire bibliotheken, werken vaak samen in een consortium en nemen licenties af met een looptijd van bijvoorbeeld twee tot drie jaar. Sinds 1997 is het mogelijk om naast de papieren ook elektronische uitgaven af te nemen.

'Wij verkopen vooral combinatievormen in abonnementen, toegang tot een elektronische versie, en een papieren versie voor het archief voor een x-bedrag', aldus Van der Linden. Het online uitgeven van artikelen is bij Kluwer Academic Pubishers begonnen als gescande versies van de papieren tijdschriften, gezamenlijk aangeleverd en tegelijk uitgegeven met de printuitgave. 'We hebben veel backfiles lopen scannen, maar hadden absoluut geen leveringsplatform', herinnert Van der Linden zich.

Rond 1997 besloot Kluwer Academic Pubishers dat het tijd werd voor een platform om die elektronische artikelen ook te kunnen verkopen. In zes maanden werd dit zelf gebouwd omdat er geen geschikte oplossing in de markt te vinden was. 'Het liep goed, werd steeds populairder en groeide en groeide. Maar op een gegeven moment liep het vast.' Met het bereiken van de grenzen van de zelfgebouwde oplossing was het tijd om buiten de deur te kijken naar een standaardoplossing voor het beheren en publiceren van de content.

 

In acht weken live

 

De grote leveranciers van Content Management Systemen (CMS) beleefden in 2000, de periode dat Kluwer Academic Pubishers aan de zoektocht begon, nog gouden tijden. 'Leveranciers als Vignette, Open Market en Broadvision kwamen voor projecten van minder dan een miljoen niet langs', vertelt Van der Linden. 'Via CMG hoorden wij van Mediasurface. Alle leveranciers riepen dat ze een product off the shelve leverden, maar bij Mediasurface hadden we het idee dat het ook echt klopte. Daarnaast waren zij de enige die durfden te garanderen dat de nieuwe portal binnen de acht weken voor de Buchmesse in Frankfurt klaar zou zijn.'

Naast de software van Mediasurface voor online publicatie en beheer maakt Kluwer Academic Pubishers ook gebruik van een aparte oplossing voor het het leveren van online tijdschriftartikelen, versiebeheer en redigeren van de aangeleverde manuscripten. Een situatie die is ontstaan door een interne herstructurering bij Wolters Kluwer die verschillende onderdelen forceerde samen te werken. 'Nog geen jaar na de gedwongen ingebruikname van het gezamenlijke uitgeefplatform werd bekend dat wij werden verkocht', aldus Van der Linden. 'We hadden echter geen tijd om iets zelf te bouwen en Wolters Kluwer wilde er vanaf, dus hebben wij het platform overgenomen.'

Naast de aparte platformen voor de productie en publicatie werd ook voor elk nieuw online product dat Kluwer Academic Pubishers lanceerde een nieuw platform opgezet. 'De IT-afdeling had geen capaciteit, dus moesten we dat uitbesteden en dat betekende weer drie platformen erbij', aldus Van der Linden over de ongelukkige samenloop. 'Binnen één jaar zijn we dus van één zelfgebakken platform naar vijf à zes verschillende platformen gegaan.' Het publicatieproces is daardoor erg ingewikkeld, maar de klanten van Kluwer Academic Pubishers merken hier gelukkig weinig van. 'Alles verschijnt tijdig, maar als je toegang wilt tot drie verschillende producten heb je wel te maken met drie verschillende toegangsprocedures. Dat is jammer voor de klant en voor ons, mogelijkheden voor cross-selling verlies je zo.'

 

Kostenbesparing illusie

 

Hoewel de pilotprojecten op externe platforms draaien is het wel de doelstelling om levensvatbare projecten naar een eigen platform te migreren. 'Het ideaalplaatje is om van het inleveren van een manuscript tot publicatie te werken in één omgeving, maar dat bestaat niet', zo mijmert Van der Linden over de toekomst. Daarnaast moet de global fullfilment, voor wereldwijde orders en registratie, ook op de schop. 'Dat wordt het grootste traject tot nog toe', voorspelt Van der Linden.

Online uitgeven is sinds de vijf jaar dat Kluwer Academic Pubishers ermee begon flink van de grond gekomen. De voordelen zitten daarbij niet zozeer in kostenbesparing, hoewel Van der Linden toegeeft dat het intern in eerste instantie wel vaak zo wordt verkocht. Ook de klanten dachten die conclusie te mogen trekken. 'Zij wilden dus lagere prijzen, dan moet je uitleggen dat we de informatie nu zowel op papier als elektronisch beschikbaar moeten maken.' De winst van de nieuwe oplossingen zit in de combinatie van diensten, daarmee creëert Kluwer Academic Pubishers vervolgens ook grotere afnames bij klanten. Het huidige rommeltje aan platformen moet wel weer even op de schop, wellicht dat de jaarlijkse boekenbeurs in Frankfurt daar weer een mooie aanleiding voor vormt.

 

Verdienen met gratis content   Op de website van Kluwer Academic Publishers en via zoekmachines zijn naast een artikelbeschrijving ook zogenaamde abstracts (samenvattingen) van wetenschappelijke artikelen gratis te vinden. 'Er zijn bedrijven die geld verdienen met het verzamelen van abstracts', zo maakt Martin van der Linden duidelijk waarom het management hier eerst moeite mee had. Maar behalve gemak voor zoekende klanten heeft dit voor Kluwer Academic Pubishers een ander gunstig effect. Pay-per-view, oftewel het betalen voor het bekijken van één artikel, is namelijk ook mogelijk. 'Het loopt goed, maar we zijn nog aan het kijken wat voor een impact het gaat hebben op het aantal abonnees', vertelt Van der Linden die over een jaar meer verwacht te weten. 'Maar als het need to know informatie is blijkt het toch interessant genoeg.'   Facts elektronisch uitgeven   Bedrijf:                        Kluwer Academic Pubishers webportaal:                 http://www.kap.nl/ / http://www.kluweronline.com/ aantal bezoekers:       honderdduizenden per dag inkomsten:                   70% van de omzet komt via online, 30% via offline uitgeven tijdlijn:    1997: zelfbouw platform gebouwd in zes maanden voor webpublicatie 2000: grenzen platform in zicht, systeem soms niet toegankelijk voor klanten oktober 2001: deadline nieuwe portal in verband met Frankfurter Buchmesse januari 2002: lancering Wolters Kluwer online Journals platform juni 2002: lancering eReference Works (pilot) juni 2002: lancering eBookstore (pilot) sept 2002: lancering Kluwer Online Custom Books (pilot) okt 2002: aankondiging verkoop Kluwer Academic Pubishers, Online Journals platform overgenomen maart 2003: lancering Kluwer Wireless (pilot) mei 2003: aankondiging overnameplannen concurrent Bertelsmann Springer planning 2003:  levensvatbare pilotprojecten overhalen naar eigen platform en integreren van productieproces en online uitgeefproces   software: Editorial Manager, externe online reviewing & tracking software, zelfgebouwde platformen voor reviewing & tracking-, productie- en fulfillmentprocessen, Mediasurface (online catalogus, Wireless portal, Arbitration portal, Analogue portal in ontwikkeling), externe platformen voor hosting pilotprojecten eBooks, eReferences, Custom Books