Naar inhoud

Naar het web met ECM en WCM

De IT-wereld gebruikt graag jargon. Professionals strooien met vaktaal waarvan het de vraag is of men elkaaraltijd begrijpt. Zelfs niet elke insider kent bijvoorbeeld de relatie tussen Enterprise Content Management, Web Content Management, Enterprise Information Management en Business Intelligence. Iets aan leken op dit vlak uitleggen lijkt helemaal onbegonnen werk. Kortom, tijd voor wat meer tekst en uitleg, dit keer door Paul Baan van consultancybureau VLC.

Enterprise Content Management (ECM) is een paraplubegrip, waar behalve Document Management (DM) en Web Content Management (WCM) ook zogeheten workflow-oplossingen onder vallen. Oftewel, bedrijven die zich op ECM gebied manifesteren leveren ook functionaliteit voor Web Content Management. Als een organisatie een ECM leverancier selecteert - zo verduidelijkt Paul Baan - kiest hij meestal een pakket met oplossingen voor het Document Management én de workflow. Baan was eerder verantwoordelijk voor de ECM dienstverlening bij Capgemini, en is nu mededirecteur van het in De Meern gevestigde consultancybureau VLC. VLC begeleidt bedrijven bij het analyseren van hun problemen en behoeften op het vlak van ECM-, BI- (Business Intelligence) en WCM software. Daarvoor bestaan bepaalde methodieken. VLC assisteert tevens bij pakketselectie en levert consultants die bij implementatie van uitgekozen programma's assisteren. Baan: "Vaak kiest de ondernemer voor alle tools in het ECM pakket en krijgt hij het WCM deel er op de koop toe bij. Zo'n ECM oplossing volstaat meestal als een bedrijf zich slechts marginaal op internet manifesteert. Zodra er meer specifieke eisen aan de website worden gesteld, is specialistisch gereedschap of een WCM tool absoluut noodzakelijk." Een praktijkvoorbeeld. Baan werkte voor een uitgeverij - een organisatie dus met veel aandacht voor hoe informatie wordt gecreëerd, beheerd en ontsloten. Voor het ECM-deel gebruikte men EMC Documentum; voor het webdeel Tridion. "En dat ondanks het feit dat Documentum wel degelijk een webtool heeft."

 

Online

Alle ECM leveranciers bieden in hun programma wel een Web Content Management component, zij het in de meest basale vorm. Het stelt ondernemingen in staat om vanuit het interne Document Management Systeem (DMS) zaken op internet te publiceren. De hoge eisen die sommige bedrijven zoals KLM/Air France) aan hun online webpresentatie stellen, maakt specialistische WCM software noodzakelijk. Baan: "Menige organisatie wenst een gelikte website en wil ook nog eens kunnen personaliseren. Als dan ook nog de opmaak in verschillende landen perfect onder controle moet blijven (merkbewaking, KC), komen ECM oplossingen veelal tekort. Dat is ook het bestaansrecht van niche spelers op de WCM markt." Als echte, in Nederland actieve specialisten op dat webvlak noemt hij onder meer GX WebManager, Tridion, Green Valley en Hippo.

 

Nog een voorbeeld: een andere uitgeverij. Daar genereert men de gedrukte materialen maar óók het webdeel met behulp van EMC Documentum. Dit ECM programma volstaat in principe dus tevens voor internet. Baan: "Ik zeg altijd, ECM leveranciers doen WCM erbij. Ben je als organisatie ontevreden met tachtig procent en is alleen honderd procent goed genoeg? Ga dan naar niche specialisten op het WCM vlak. Anders gezegd, bij hoge eisen aan webpresentatie is speciale WCM programmatuur nodig."

 

Toch zijn er nogal wat bedrijven die uitsluitend voor een brede- of ECM oplossing kiezen. Zij gebruiken die programmatuur voor zowel interne als externe webpresentatie. Daarvoor zijn een aantal redenen aan te geven. De belangrijkste: je hoeft slechts met één partij zaken te doen. Dat is aantrekkelijk. Eén keer een licentie aanschaffen en je bent klaar. Als de functionaliteit dan toch te wensen overlaat, zul je voor het WCM deel naar een andere partij moeten omkijken. Een dergelijke situatie kan zich ook andersom voordoen. Baan: "Stel, een fabriek in schroeven en moeren wil alleen een goede weboplossing. Zo'n onderneming heeft wellicht geen ingewikkelde interne contentstromen, maar wil graag wél een fraaie website voor de verkoop. Dan volstaat een pure WCM oplossing." Hij merkt dat tot nog toe de meeste grote organisaties voor het webdeel dikwijls een separate WCM oplossing kopen naast hun ECM pakket.

 

Intelligente combinaties

In de markt ziet Baan momenteel een herhaling van zetten. Alles draait om ongestructureerde (content) of gestructureerde (bewerkte) informatie. De persoon in het bedrijf - of voor een beeldscherm elders in de wereld - laat het koud of iets al dan niet gestructureerd is. Hij wil gewoon informatie! Naast de ECM oplossingen manifesteren zich nu steeds vaker Business Intelligence- of BI-pakketten. Baan: "In wezen doet BI hetzelfde. Na verzameling worden de gegevens op slimme wijze bewerkt. Men berekent de omzet per klant, winstgevendheid per product, enzovoort. Bij intelligent combineren en analyseren van data wordt waardevolle informatie gegenereerd. Combineer dossiers van criminelen met bepaalde historische gebeurtenissen én iets basaals als de weersverwachtingen, en je kunt interessante kennis verkrijgen. Amerikaanse politiediensten doen hier nu al hun voordeel mee; de politie van Richmond combineert data en content om daarmee potentiële criminele activiteiten in de kiem te smoren. Dit gebeurt door het ‘blauw op straat' uit te rusten met de laatste en meest relevante informatie over de buurt waar ze heengaan. Daarbij letten ze vooral op mogelijke verbanden tussen data en content. Met andere woorden: op vrije voeten zijnde kluiskrakers (content) zouden hun slag kunnen slaan (gestructureerde, bewerkte informatie) op de dagen dat banken - zoals gebruikelijk - veel cash(content) in huis hebben. Door extra politiesurveillance op dié tijdstippen, wordt een kraak mogelijk voorkomen."

 

Kortom, zag men eerder ECM naar WCM leveranciers toegroeien, nu is iets soortgelijks tussen ECM en BI ontwikkelaars zichtbaar. Volgens Baan kan aan het jargon ECM en WCM nu ook EIM - Enterprise Information Management - worden toegevoegd. Voorheen tuigden ECM aanbieders hun product met WCM op. IBM kocht Filenet plus Cognos, en Oracle verwierf Stellent. Hetzelfde Oracle kocht voor zijn BI activiteiten Hyperion, en SAP deed dat met Business Objects. Baan ziet een gestage EIM opmars. "Het onderscheid tussen gestructureerde data en ongestructureerde content zal de gemiddelde beslisser of informatiewerker worst wezen. Er is behoefte aan informatie, op het juiste moment in het juiste formaat en met de mogelijkheid om actuele gegevens te koppelen aan het collectieve geheugen van de organisatie."

 

Selectiecriteria aanschaf ECM of WCM programmatuur

  • ECM oplossingen bieden ook WCM, maar deze is vaak minder ontwikkeld dan die van specialistische WCM leveranciers.
  • Beoordeel vooraf of de leverancier volwassen is qua release management. Elke paar maanden een nieuwe versie implementeren is een ramp, zeker als de leverancier onvoldoende garanties biedt voor geautomatiseerd upgraden. Vraag ook naar de roadmap: welke kant gaat de leverancier op met de tool?
  • Beoordeel vooraf of de leverancier financieel stabiel is. Trek lering uit de tijd van de ‘barstende internetbubble'.
  • Bij onmin tussen u en de leverancier moet een andere implementatiepartner voorhanden zijn. Bij te weinig implementatiepartners (en dus ondersteuning): hard wegrennen!
  • Check de implementatiepartners van uw beoogd leverancier en doe de double check. Vertrouw niet puur op de leverancier in spe, maar ga daadwerkelijk te rade bij implementatiepartners en doe navraag naar hun ervaringen met programma én leverancier.
  • ECM oplossingen ontlopen elkaar in functionele zin steeds minder. Ze zijn al geruime tijd op de markt. Allen zijn druk doende om het hele scala aan ECM functionaliteiten marktconform aan te bieden. Kijk daarom vooral naar de additionele meerwaarde van de verschillende leveranciers. Wie begrijpt me het beste, wie deelt mijn visie, wie heeft een roadmap die aansluit bij waar IK heen wil? Wie begrijpt dat ik niet alleen NU een goede oplossing wil, maar dat ik die oplossing de komende jaren draaiende moet kunnen houden zonder grote afhankelijkheden van deze en gene.
  • Kijk verder dan alleen functionaliteit en techniek. Support en referenties zijn zeer belangrijk.
  • Open source oplossingen kunnen aantrekkelijk zijn. Support kan echter wél geld kosten. Nogal wat partijen springen slim in op open source. Ergo, bent u bij open source wel vrij in de keuze van implementatiepartner?

 

Belangrijke WCM leveranciers in Nederland: GX WebManager, Tridion, Greenvalley, Smartsite en Hippo. Belangrijke ECM-leveranciers: IBM (met Filenet), Oracle (met Stellent), ECM (met Documentum), OpenText.

 

Smartsite ondersteunt callcenter Duits automerk

Op het drielandenpunt in Limburg staat het internationale callcenter van een bekend Duits automerk met een sterlogo. Daar worden dagelijks vele duizenden vragen van autorijders beantwoord. Uitgangspunt is one-call-solution: een klant die belt krijgt in principe meteen antwoord. Hiervoor is een ECM voorziening gerealiseerd, gebaseerd op de Smartsite software van Seneca uit Delft. Deze oplossing is het antwoord op het beheren, structureren en ontsluiten van talloze verschillende informatiebronnen op verschillende internationale locaties. Doel: het effectief ondersteunen van het primaire callcenterproces - één telefoontje lost al uw acute vragen op. Kerncomponenten zijn Enterprise Search (content, databases, applications), Content Profiling en Filtering, Workflow en Contentmanagement.

 

Het WCM aspect wordt onder meer afgedekt door de modulen Aggrated Search en Content Intelligence. Aggrated Search graast e-mailservers, databases en intranetsites af. Content Intelligence classificeert de inbound content (bijvoorbeeld: ontvangen klant-e-mails en ingevulde websiteformulieren).

 

Documentum met WCM platform voor DSM

De Brit Steve Hobbs is bij DSM - de wereldwijde Life Sciences en Material Sciences onderneming (www.dsm.com) - verantwoordelijk voor projecten op het gebied van Document Management. Voor intranet gebruikt DSM een zelf gebouwd systeem op basis van .asp technologie. Dit wordt momenteel vervangen door Microsoft SharePoint. Hobbs: "In het komende jaar stappen we voor intranet over op SharePoint. Ondernemingsbreed beschikt DSM voor het huidige documentenbeheer over EMC Documentum." Voor publicatie op internet gebruikt DSM een Documentum WCM platform. "Momenteel evalueren we onze verschillende ECM-oplossingen om tot een geïntegreerd ECM platform te komen. Dat moet onder andere onze business strategie ondersteunen en meer gebruiksgemak bieden."

Bron: Customer Talk
0

Reacties

Logo CustomerTalk

Cookie-instellingen

CustomerTalk maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij je toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Accepteren Meer informatie