Naar inhoud

Samenwerking, perfomance, beveiliging; businesskeuzes bij saas versus on premise

Saas of on premise; sommige aspecten blijven hetzelfde
Voor veel bedrijven die in hun CRM- of marketingproject aangekomen zijn bij de oplossingen, staan voor de keuze: software as a service (saas) of on premise. Bedrijven zonder IT-afdeling komen al snel uit bij de eerste, maar als u wel een technisch team heeft, dan kunt u alsnog kiezen voor saas. Maar waarom zou u eigenlijk kiezen voor saas? Welke aspecten moeten de revue passeren om een goede keuze te kunnen maken? ITcommercie zocht het uit.

Saas or not to saas? Het is een vraag die menig manager bezig houdt, zowel IT-managers als business-managers. Hoewel het de business misschien niet zou moeten uitmaken hoe een oplossing wordt uitgerold, is er een aantal zaken die bij de keuze tussen saas en on premise om de hoek komen kijken die wel degelijk voor een business manager van belang zijn. Simpelweg voor saas kiezen, omdat de IT-afdeling toch nooit tijd heeft, zou verkeerd kunnen aflopen. Of voor on premise kiezen, omdat u uw eigen bedrijf als enige vertrouwt als het uw data betreft, is waarschijnlijk ook te kort door de bocht. Hieronder een aantal zaken om rekening mee te houden als u een nieuwe tool voor bijvoorbeeld uw customer relationship management (CRM) project wilt aanschaffen en u nog niet zeker weet wat voor u het best is; saas of on premise.

 

On premise kan leiden tot confrontatie business en IT

De belangrijkste vraag die te stellen is, is; voor welk bedrijf werk ik? Werk ik voor een groot of een klein bedrijf? Heeft mijn bedrijf een IT-afdeling? Heeft die afdeling tijd voor een nieuw project? Hoeveel budget heeft mijn bedrijf? Welke behoeften heeft mijn bedrijf? Door dit soort basale vragen te beantwoorden wordt er gelijk veel duidelijk over wat wel of niet mogelijk is.

 

Toch is er een aantal plus- en minpunten te bedenken voor de twee. Er is bijvoorbeeld de samenwerking. Wil je als marketing- of salesafdeling samenwerken met de eigen IT-afdeling of werk je liever met een externe partij? Dit is vaak een gevoelig punt, want soms is de afstand tussen business en IT zo groot dat een consultant die daar tussenin staat geen slecht idee is. "Een CRM-project kan binnen een bedrijf leiden tot een confrontatie tussen business en IT, want niet iedereen heeft daar zomaar verstand van. Het kan een moeizaam proces zijn", vertelt Maurice Bakker, oprichter en consultant bij adviesbureau Metrics & More. Toch zitten er volgens Bakker ook voordelen aan, omdat de afstand tussen IT en business fysiek kleiner kan zijn dan met een externe partij. "Als je voor on premise kiest dan is de ICT-afdeling heel dichtbij en kun je dus makkelijker schakelen."

 

Samenwerken met een externe partij, zoals een saas-partij, brengt ook een uitdaging mee. Om de implementatie goed te laten verlopen is het namelijk noodzakelijk dat de salesafdeling bijvoorbeeld precies, op de detail, weet wat ze willen. Bakker: "De samenwerking met een externe partij kan soms stroef verlopen, omdat zij altijd zullen kijken naar hoeveel tijd  ze investeren in afweging met de afspraken. Als je iets niet goed hebt afgesproken en vastgelegd, dan gaat het bijna altijd mis. Afstemmen is heel belangrijk."

 

Performance in de projectbegroting

Vervolgens zijn er verschillen tussen de performance en beveiliging van saas versus een on premise oplossing. Volgens Bakker moet de performance bij saas-oplossingen altijd goed zitten. "Deze leveranciers zijn voortdurend bezig om de oplossingen te tunen en tweaken om dit goed te krijgen. Je moet er vanuit kunnen gaan dat dit altijd op orde is." Het probleem van performance bij on premise oplossingen begint bij het weglaten van dit punt in de projectbegroting, wat volgens Bakker vaak gebeurt. "Dat valt bijna altijd tegen, omdat bedrijven zich niet of te weinig realiseren dat hier veel tijd en energie in gaat zitten."

 

Iets wat ook vaak vergeten wordt in een on premise project is de beveiliging van klantdata, vertelt Bakker. Het onderwerp beveiliging raakt veel zenuwen bij managers, want data buiten de muren van het bedrijf zetten is eng. Stel je voor dat dat andere bedrijf aan de haal gaat met jouw gegevens of steekjes laat vallen, waardoor hackers jouw klantdata of financiële gegevens inzien en wellicht verkopen. Toch is het idee dat saas-spelers niet goed zorgen voor data of niet betrouwbaar genoeg zouden zijn achterhaald, aldus Bakker. "Deze leveranciers moeten zich aan allerlei voorschriften houden om hun beroep te kunnen uitoefenen. Beveiliging is één van hun core businesses. Je kunt het vergelijken met online bankieren. Mensen denken er niet meer over na, maar ze hebben al hun financiële gegevens onder gebracht bij de bank." Bedrijven denken volgens Bakker dat ze beveiliging in een on premise project er wel even bij kunnen doen, of vergeten het helemaal. Het is, net als performance, een restpost. Bij on premise komt beveiliging nog bovenop de kosten die een bedrijf kwijt is aan installatie en configuratie. "Dit wordt vaak vergeten bij de budgettering", aldus Bakker, "terwijl de beveiliging van klantdata al inbegrepen is in de prijs van saas-oplossing."

 

Niet geheel onbelangrijk is ook; wat heb ik nodig als eindgebruiker? De vraag is of je af kunt met generieke functionaliteiten of toch aan de slag moet met een maatwerk oplossing. Volgens Bakker is een saas-oplossing te vergelijken met iGoogle; er is een vast setje functionaliteiten dat je naar eigen gelieven kan inrichten. Voor veel customer relationship management processen zal zo'n generieke oplossing genoeg zijn, maar als het klantproces heel specifiek is vanwege de branche waarin een bedrijf zit, dan kan een maatwerkoplossing beter tegemoet komen aan de wensen en behoeften van zo'n bedrijf. Toch zijn steeds meer saas-partijen aan het kijken naar nichemarkten. "Ze maken kleine aanpassingen op basis van best practices voor specifieke branches om deze bedrijven beter te kunnen bedienen", vertelt Bakker.

 

Hybride kan uitkomst bieden voor off- en online gebruik

Onderdeel van die specifieke behoeften is het off- en online kunnen gebruiken van de oplossing. Sommige CRM- en service-oplossingen die gebruikt worden door een buitendienst zullen niet altijd online kunnen zijn, doordat de field service medewerkers bijvoorbeeld op een afgelegen locatie zijn. Een hybride oplossing kan dan een oplossing zijn, waarbij de off- en online versie met elkaar gesynchroniseerd worden. "Dat is bij veel saas-spelers niet goed geregeld", vertelt Bakker. Vooral de grotere softwareleveranciers zoals Microsoft en Oracle kunnen dit soort oplossingen bieden.

 

Last, maar zeker niet least zijn de investeringen die gedaan moeten worden bij een project. On premise zou duur zijn, want niet alleen moet er software worden aangeschaft, ook is het vaak nodig om hardware, zoals servers, te kopen. Een hele duit in één keer, je moet het maar kunnen betalen als bedrijf. Toch is het maar de vraag of on demand per definitie goedkoper is, aldus Bakker. "In eerste instantie zal het goedkoper zijn, maar als je over het bestek van drie à vier jaar kijkt, dan is dat vaak niet zo. De kosten per maand per gebruiker tikken door. De eerste twee jaar zal dat misschien lager liggen dan de investeringen die je bij een on premise project doet, maar daarna wordt het weer duurder." Toch is er geen definitieve uitslag als het gaat om investeringen, omdat beveiliging en performance al ingebakken zitten in de prijs van saas-oplossingen. Dan kan saas toch goedkoper uitvallen, aldus Bakker.

 

Of u besluit voor saas te gaan of toch voor on premise, u moet zich altijd realiseren; veel aspecten zullen bij saas en on premise hetzelfde blijven. Bakker: "Denk bijvoorbeeld aan changemanagement, het stroomlijnen van processen, het management overtuigen en de data in de systemen zetten. Dat blijft lastig, dat is waar veel projecten op stuk lopen. Als mensen werken met verouderde data en het niet werkt, dan ligt het aan het rot-systeem. Dat blijft bij saas en on premise hetzelfde."

Bron: Customer Talk
0

Reacties

Logo CustomerTalk

Cookie-instellingen

CustomerTalk maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij je toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Accepteren Meer informatie