Naar inhoud

Software as a service verbindt decentrale organisatie Sapa Group

Jos Franssen, Sapa Group: "Organisaties die besluiten mee te doen, hoeven maar één week te investeren."
Sapa Group, leverancier van aluminium, heeft een decentrale organisatie structuur, waarbij een goed bedrijfsnetwerk ontbreekt. Ondanks dat de afzonderlijke locaties verantwoordelijk zijn voor de verkoop, was een centrale informatievoorziening gewenst. Om dit mogelijk te maken heeft Sapa gekozen voor software as a service (saas) van Salesforce.com. Daarbij is het met een saas-oplossing makkelijker om uit te proberen of het werkt, aldus Jos Franssen, business information analyst bij Sapa: "Als je erachter zou komen dat dat niet zo is, dan heb je veel geleerd zonder veel geld te verliezen."

Sapa Profiles

Sapa Group maakt onderdeel uit van het beursgenoteerde, Noorse Orkla-concern. In 2007 ging Sapa een joint venture aan met Alcoa om de grootste leverancier van aluminium ter wereld te worden. Het bedrijfsonderdeel Sapa Profiles maakt aluminium profielen. Er zijn een dertigtal fabrieken wereldwijd, maar voornamelijk in Europa, Noord-Amerika en Azië. De profielen worden in verschillende sectoren ingezet, zoals de bouw, transport of automotive markt. De organisatie is gedecentraliseerd, waarbij de landenorganisaties voor een groot gedeelte zelf verantwoordelijk zijn voor de sales en beslissingen.

Sapa Group, leverancier van aluminium profielen, heeft een decentrale organisatie en bestaat als het ware uit allerlei kleine bedrijven. De commerciële processen worden uitgevoerd door kleine salesploegen van tien tot dertig mensen. Per accountmanager worden gemiddeld honderd en maximaal driehonderd klanten bediend. "De verkopers kennen de klanten vrij goed", vertelt Jos Franssen, business information analyst bij Sapa Profiles, die verantwoordelijk is voor de verkooporganisatie implementaties.

Toch was er in Italië de behoefte om het klantinzicht te vergroten. "Ze hadden daar behoefte aan bezoekrapportages, zodat ze kunnen controleren of de juiste afspraken gemaakt worden. Ze sturen op activiteiten. In Duitsland sturen we bijvoorbeeld meer op resultaat", vertelt Franssen. Duitsland die meestal begint met ontwikkelen van nieuwe projecten pakte het op, terwijl in Italië de interesse op dat moment snel minder werd: "Er was een wijziging in het management en daardoor kwamen de prioriteiten anders te liggen."

Microsoft en Salesforce.com op de shortlist

Om het klantinzicht te vergroten is Duitsland op zoek gegaan naar een software-oplossing om dit te kunnen ondersteunen. Op de shortlist stonden uiteindelijk alleen nog Microsoft en Salesforce.com. Franssen: "Doordat we geen goed gekoppeld bedrijfsnetwerk hebben is het heel complex voor ons om een on premise snel en goedkoop te laten draaien. Met software as a service (saas) kun je overal toegang krijgen tot de oplossing, onafhankelijk van hoe je bedrijfsnetwerk geregeld is." Microsoft stond op de shortlist, omdat Sapa veel met Microsoft software werkt. Dat bleek niet overtuigend. Franssen bekent dat ze eigenlijk niet naar andere saas-spelers hebben gekeken die CRM-oplossingen bieden. "Salesforce.com was dominant in de markt en we konden gelijk aan de slag, dat sprak ons aan."

Sapa besteedde weinig tijd aan een business case. Zeker nadat er gekozen was om voor een saas-oplossing te gaan. "We hoefden maar weinig investeringen te doen en we konden kleinschalig beginnen. We hebben een richting gekozen, een leverancier gevonden en zijn begonnen", vertelt Franssen. Dat is nog een voordeel van saas, aldus Franssen: "Je koopt twintig licenties en je gaat ermee aan de slag. Het kan misschien zo zijn dat je er na een jaar achter zou komen dat het niet werkt, maar dan heb je veel geleerd en alleen maar een klein beetje geld verloren."

In eerste instantie ging Sapa aan de slag met de Enterprise editie van de CRM-oplossing van Salesforce.com. Het bleek echter dat veel van de standaard salesfunctionaliteiten niet vaak gebruikt werden en vooral andere processen ondergebracht moesten worden in de oplossing. "We realiseerden ons na een tijd dat we de meeste processen ook onder konden brengen op de platform as a service (paas) Force.com van Salesforce.com. Hierdoor werden onze licentiekosten gehalveerd. We hebben daarom een week pas op de plaats gemaakt en de processen op het Force.com platform gebouwd. Het omzetten duurde maar een paar dagen, maar het is vervelend dat we geen goed inzicht hadden in alle licentievormen."

Organisaties hoeven maar één week te investeren

De organisatie bofte doordat het centrale datawarehouse al opgebouwd was, aldus Franssen. Elke locatie heeft namelijk ook nog zijn eigen ERP-oplossing draaien waar orderhistorie en levering in staat opgeslagen. Nu al deze informatie ook beschikbaar was in het datawarehouse hoefde de koppeling met het CRM-systeem maar één keer gemaakt te worden. Daarbij; als gegevens aangepast worden in het datawarehouse wordt dit automatisch overgenomen door de salesoplossing, en andersom, vertelt Franssen: "De klantgegevens en samenvattingen van gekochte producten en productgroepen worden in de sales force oplossing van Salesforce.com geladen. Als er iets aangepast wordt in de forecast van de klant, dan wordt dat ook terug gezet in het datawarehouse. Analyses over de markt worden overigens gemaakt uit de sql server met Microsoft Excel door de salesmanagers."

Door deze basis te leggen is de stap voor alle decentrale organisaties om aan de slag te gaan met salesoplossing makkelijker, aldus Franssen: "De eerste investeringen hebben we al gedaan, organisaties die besluiten mee te doen, hoeven alleen maar één week te investeren." Franssen doet een conference call met het betreffende management waarin de oplossing wordt getoond. Als de organisatie het wel wat lijkt, vliegt Franssen naar het betreffende land om in een gesprek met het management helder te krijgen waar de prioriteiten liggen om vervolgens met de projectgroep de functionaliteiten op te zetten. De laatste dag worden de accountmanagers betrokken. De Duitse organisatie ging als eerste aan de slag met de oplossing, maar inmiddels zijn de meeste landen, zoals Nederland, over.

Van de processen die Sapa onderbrengt in de oplossing van Salesforce.com is er maar één verplicht: als een locatie aan de slag gaat met Salesforce.com moeten ze customer master data management opnemen in hun pakket. "Iedereen moet de klantendatabase onderhouden, maar wat de organisatie voor de rest aan functionaliteiten zal gebruiken ligt bij hen. Ze kunnen bijvoorbeeld jaarlijkse salesplannen maken, maar ook driemaandelijkse forecasts, zodat de productie beter kan plannen. Met de marketingmodule kunnen campagnes en mailings verstuurd worden, maar daarnaast kan ook de markt in kaart gebracht worden. Die laatste module wordt veel gebruikt."

De basis ligt vast, de rest is flexibel

De functionaliteiten voor salesactiviteiten, zoals events, tasks en bezoeken, worden niet zoveel gebruikt. De reden hiervoor is volgens Franssen dat het verkoopproces op zich eenvoudig is. "De klant tekent het product dat hij wil hebben, vervolgens doen wij een voorstel hoeveel dat zal gaan kosten en welke gereedschappen we daarvoor nodig hebben. Als ze akkoord gaan, maken we daar matrijzen (mal - red.) van. De klanten komen vaak vanzelf weer terug om het product te bestellen. Daar hoeven we het hele verkoopproces niet nog eens voor door te lopen."

Het typische van het project is volgens Franssen dat de basis centraal vast ligt, waardoor er aan een centrale informatie voorziening voldoen kan worden. Aan de andere kant is deze oplossing heel flexibel, locale organisaties kunnen die modules in gebruik nemen die voor hen relevant zijn. De informatievoorziening is één van de grootste winstpunten: "We hebben in elk land een verkoopafdeling, maar tachtig tot negentig procent wat in Duitsland verkocht wordt, komt uit een ander land. Nu weet de accountmanager waar wat vandaan komt en wat er bij de klant gebeurt. Vroeger ging daar veel tijd in zitten, nu kunnen we dat met één klik tevoorschijn halen."

Bron: Customer Talk
0

Reacties

Logo CustomerTalk

Cookie-instellingen

CustomerTalk maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij je toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Accepteren Meer informatie