Naar inhoud

Het groeiend belang van digital asset management

Met een groeiend digitaal portfolio, meer kanalen dan ooit tevoren en een uitdijend productportfolio is er geen ontkomen aan: je digitale hebben en houden moet goed beheerd worden. Maar waar begin je en tegen welke hindernissen loop je aan? Een blik op digital asset management (dam) door een praktijkbril.

De gevolgen van de digitalisering blijven opduiken. De term digital asset management (dam) is daar een mooi voorbeeld van. Alhoewel de afkorting al heel wat jaren gangbaar is in bepaalde sectoren, wordt het toepassen ervan steeds meer voor de hand liggend.

Digital asset management of dam is niets anders dan het beheren van processen rondom het creëren, centraliseren/archiveren en distribueren van digitale bestanden gerelateerd aan de merk-mix. Denk daarbij onder meer aan logo’s, fonts,  productfoto’s, verpakkingsontwerpen, campagnebeelden, posters, banners en prijslijsten.

Acht tot zestien uur per week zoeken

Nu is alles wat met merken en visuele beleving daarvan te maken heeft de laatste jaren enorm in hoeveelheid en gebruiksfrequentie toegenomen. Gebruikte je vroeger drie of vier kanalen, nu is dat met talloze online platformen (Twitter, Facebook, blogs en special interest sites) enorm toegenomen.

Maar ook de hoeveelheid materiaal is bij veel ondernemingen toegenomen door trends als mass customization waardoor het aantal varianten van producten vele groter is. Lees: flink meer productfoto's en presentaties. Tegelijkertijd is de product lifecycle over de gehele linie steeds korter aan het worden. Neem daarbij in beschouwing dat reclamebureaus nogal eens van wacht wisselen en marketeers steeds korter op hun post blijven zitten. Wie in dat speelveld zijn digitale goederen niet goed beheert, roept een boel ellende over zich af.

"Onderzoek toont dat marketeers gemiddeld acht tot zestien uur per week besteden aan het zoeken naar bestanden", zegt Frank Mekkelholt, senior consultant bij adviesbureau NykampNyboer. "Niet dat ze nu letterlijk een dag aan het zoeken zijn, maar steeds tien minuten hier, twintig minuten daar. Steeds weer op zoek naar de juiste versie met de laatste wijzigingen. Alleen al die tijdwinst rechtvaardigt  investeren in een dam-systeem. Bovendien is de kans op fouten relatief groot en moet er veel gecontroleerd worden," beargumenteerd Mekkelholt.  

Failliete toeleverancier? Weg bestand!

Bedrijven die verder kijken en hechten aan continuïteit en merkconsistentie, vinden de aanschaf van een systeem om al het digitale bezit te managen vaak een no-brainer. Zonder centraal digital asset management systeem liggen beelden en ontwerpfiles vaak bij diverse partijen, zoals de fotograaf, reclamebureaus en de drukker. En zeker in deze tijd gaan dit soort partijen nog wel eens failliet, stelt Hans de Gier, eigenaar van Syncforce en leverancier van één van de beschikbare dam-platformen.  "Door alles centraal te archiveren in een dam-systeem houdt de merkeigenaar zelf controle over al zijn marketing en sales gerelateerde files. Daarbij komt: wil je merkconsistentie in alle mediakanalen dan is dat bijna onmogelijk om met email, cc en de f-drive te organiseren", aldus de Gier.

Praktijkvoorbeelden zijn sprekend. De Gier vertelt over een klant waarbij tijdens de implementatie zoveel logo's werden aangetroffen dat niemand eigenlijk wist wat nu de versie was die ze werden geacht te gebruiken. "Toen is daar vervolgens democratisch besloten welk logo het vanaf dat moment moest zijn."

Mekkelholt vertelt over een grote retailer die tweewekelijkse folders volgens vast stramien afwerkte: producten werden gefotografeerd, dan vormgegeven en gedrukt. Maar één op de drie beelden bleek steeds terug te keren. "Dus het organiseren van die digitale middelen was enorm snel terug verdiend. Terstond kon er een derde van het fotografiebudget af."

Systeem is slechts de helft van de oplossing

Het klinkt allemaal zo voor de hand liggend, maar toch lopen legio bedrijven nog te soebatten met harde schijven en cd's en zwerven er allerlei versies van bestanden rond. "Besef wel", zegt Mekkelholt, "de tools vormen slechts de helft van de oplossing. Digital asset management is vooral iets wat je in je organisatie moet versleutelen."

De grootste valkuil is dat er een prachtige beeldbank en beheeromgeving staat waar niemand gebruik van maakt. Mekkelholt geeft aan dat het belangrijk is bij implementatie om het platform direct te vullen met de bestanden die op dagelijkse basis ook daadwerkelijk gebruikt worden. Dan moeten gebruikers ook direct het systeem in om hun spullen op te halen.

Een oplossing om dit ook in het werkproces te verankeren is externe partijen, denk aan fotografen, pas te betalen nadat ze hun beelden in de centrale beeldbank hebben opgeslagen voorzien van de juiste trefwoorden. De Gier wijst op het belang van medewerkers de nieuwe dam-verantwoordelijkheden te geven. "Doe je dat niet dan staat er een half gevuld systeem en zullen mensen het niet gebruiken", waarschuwt hij.

Negatief effect op creativiteit

Een bekend bezwaar vanuit de gebruikershoek is dat dam een negatief effect zou hebben op de creativiteit. Natuurlijk ervaren de creatieven bij gebruik van een dam-systeem efficiëntie voordelen. Ze kunnen zelf direct bij al het basismateriaal, en hebben design guidelines en merkhistorie ter beschikking. Maar marketeers denken dat door structurering of het managen van bepaalde workflows, de creativiteit sneuvelt. Integendeel, meent Mekkelholt. "Een goed dam-systeem schept kaders. En doordat de grenzen veel helderder zijn, kunnen marketeers hun creativiteit veel beter toespitsen. Marketing wordt er daarbij efficiënter en consistenter door."

De Gier stelt dat het directe effect op de werkzaamheden binnen de marketing afdeling doordat er geen mensen meer op traffic zitten bij grote organisaties rap optelt. Die kunnen soms wel twee tot drie fte’s besparen.

Er zijn aardig wat partijen die dam-oplossingen aanbieden. In verschillende vormen ook. Er zijn maatwerkpartijen met modulaire of standaard software, er zijn on-premise oplossingen (lokaal geïnstalleerde software) of cloud (gehoste) oplossingen en er zijn huur of koop varianten.  Software as a service (saas) is een enorm opkomende variant, gehost in de cloud en is op basis van huur. SyncForce is een voorbeeld van een dam-oplossing via saas. Andere partijen zijn:  Adam, Adnovate, Allcomunication Software, Aprimo, BrandMaker , Capital ID, Cordeo en Paragon.

Het is belangrijk dat bij selectie goed gekeken wordt naar de herkomst van de systemen. Sommige komen voort uit de drukkerijwereld, andere systemen rollen uit de processen van reclamebureaus en ook zie je platformen toegespitst op de internetwereld. "Dus het is zaak goed te kijken wat bij je past", zegt Mekkelholt die klanten doorgaans helpt een selectie te maken. Ook wijst hij op de verschillende afrekenmodellen die het doorreken van de business case het er niet altijd eenvoudiger op maken.

Bron: Customer Talk
0

Reacties

Logo CustomerTalk

Cookie-instellingen

CustomerTalk maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij je toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Accepteren Meer informatie