Naar inhoud

Geïntegreerde businessprocessen leiden tot verbeterde kwaliteit en efficiëntie bij Ecofys

Ecofys, een adviesbureau op het gebied van duurzame energie, is nu bijna twee jaar live met de enterprise resource planning (erp-) oplossing Agresso van softwareleverancier UNIT4. De keuze voor een nieuw systeem was noodzakelijk vanwege het verouderde systeem waar de onderneming voorheen mee werkte. Er was technisch geen vernieuwing meer mogelijk. In gesprek met Next Enterprise vertelt finance director René Jaspers over het verloop van de implementatie, de voordelen en de toekomstplannen van het bedrijf. 

Waarom was de keuze voor een nieuw enterprise resource planning (erp-) systeem noodzakelijk?

René Jaspers, finance director bij Ecofys, vertelt: “We werkten voorheen met de erp-oplossing Navision, maar de oplossing is sterk verouderd. We konden het systeem nog wel gebruiken, maar als we nieuwe functionaliteiten wilden, kon dat niet, omdat er geen updates meer ontwikkeld werden voor onze versie (Navision is in 2002 overgenomen door Microsoft en opgenomen in Microsoft Dynamics NAV –red.). De ict-afdeling kon de oplossing draaiende houden, maar werd hierdoor zwaar belast.” 

“We wilden meer flexibiliteit creëren en zochten daarom naar een nieuwe oplossing. Hierbij was de keuze voor een erp-systeem al snel duidelijk, want binnen erp worden verschillende processen, zoals hrm, finance en crm geïntegreerd. We wilden een efficiëntieslag kunnen maken en dat lukt niet als alle processen zich in aparte hokjes afspelen. Juist door die integratie kun je voordelen behalen.”

Hoe is de keuze voor de UNIT4 Agresso tot stand gekomen?

“De functionaliteiten die het systeem biedt hebben zeker de doorslag gegeven, met Agresso kunnen we onze projecten goed ondersteunen. Doordat informatie, zoals facturen en opdrachtbevestigingen nu digitaal beschikbaar zijn, kunnen projectleiders snel alle gegevens inzien. Daarnaast is de oplossing heel flexibel, dat betekent dat onze ict-afdeling veel zelf kan aanpassen. Zo kunnen we onze processen zelf inrichten.”

“Ik heb mijn hele leven met oplossingen van SAP gewerkt, maar zo’n soort oplossing is niet geschikt voor de grootte van een organisatie als de onze. Ten eerste is zo’n softwaresysteem veel te duur en ten tweede zit je dan met teveel functionaliteiten die je niet nodig hebt. Dat is zonde.”

Hoe verliep het implementatieproces?

“We hebben er bewust voor gekozen om een projectleider uit de business het implementatietraject te laten leiden en niet iemand van ict. We hebben ook eindgebruikers centraal gezet door ze actief te betrekken bij het traject. We hebben interactieve workshops opgezet om te laten zien wat de mogelijkheden met de nieuwe software waren. Ook was er continu een consultant van UNIT4 bij betrokken.”

“Er waren wel verschillende leerpunten. Zo waarschuwde UNIT4 dat er veel tijd in het traject zou gaan zitten. Wij dachten dat dit wel mee zou vallen, maar dat was allesbehalve waar. Het implementeren van een erp-systeem kost veel tijd. Daar moet je rekening mee houden als organisatie.”

“Ook is het heel belangrijk dat je goede afspraken maakt met de leverancier. Dat klinkt als een open deur, maar het is wel belangrijk. Tijdens het selectietraject zit je met verkopers aan tafel. Zij scheppen dan verwachtingen van de oplossing. Wanneer de techneuten dan aan bod komen voor de implementatie zijn zij wel eens verbaasd dat de verkopers bepaalde dingen beloofd hebben die technisch helemaal niet mogelijk zijn. Goede afspraken maken is daarom heel belangrijk.”

Welke voordelen behalen jullie nu alles live is?

“Het afgelopen jaar hebben we ook een customer relationship management (crm-) oplossing geïmplementeerd. Agresso is geen crm-oplossing, maar het systeem biedt wel de bouwstenen om zelf een basisoplossing te bouwen. We moesten de keuze maken tussen een basisoplossing die wel helemaal geïntegreerd is met ons erp-systeem, of een grote crm-oplossing die losstaat van ons systeem. We hebben besloten te starten met de basisfunctionaliteiten uit de erp-oplossing. Uiteindelijk staat of valt het succes van een crm-systeem met de gebruikers. Als je een dure oplossing hebt die niemand gebruikt, is dat alleen maar zonde. De basisfunctionaliteiten zijn nu genoeg voor ons. Mocht dat veranderen, dan kunnen we altijd verder kijken.”

Wat zijn plannen voor de toekomst?

“We zijn bezig met een transformatie naar de cloud. Ik heb daar hoge verwachtingen van, want als ons systeem online beschikbaar is, kunnen alle medewerkers over de hele wereld toegang verkrijgen tot de oplossing. Medewerkers in bijvoorbeeld China en de Verenigde Staten hebben nu nog veel performance problemen, omdat ze via ons netwerk in Nederland toegang moeten krijgen tot de software.”

“De overgang naar de cloud verloopt echter nog niet vlekkeloos, want er zijn een aantal technische problemen, zoals bij de ontwikkeling van single sign on. Ik had verwacht dat al veel meer bedrijven hun software in de cloud hadden gebracht, maar naar aanleiding van deze problemen lijkt het wel alsof wij de eersten zijn. Stabiliteit van het systeem en gebruiksgemak voor onze consultants blijft voorop staan, maar zodra we de overstap kunnen maken, zullen we dat doen."

Bron: Customer Talk
0

Reacties

Logo CustomerTalk

Cookie-instellingen

CustomerTalk maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij je toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Accepteren Meer informatie