Naar inhoud

Aandacht voor de veiligheid van je Office 365-data noodzaak

In bedrijven en instellingen is het gebruik van het softwarepakket Office 365 van IT-reus Microsoft eerder regel dan uitzondering. Maar zeg eens eerlijk, heb jij volledige controle over jouw data in dat pakket? Heb jij toegang tot alle bestanden die je nodig hebt? “Natuurlijk”, roep je nu naar alle waarschijnlijkheid. “Dat verzorgt Microsoft voor mij. Toch?” En dat is juist het punt, want dat is niet helemaal waar.

Microsoft regelt veel voor zijn klanten en biedt een uitstekende service. De onderneming richt zich echter vooral op het beheren van de Office 365-infrastructuur en het garanderen van uptime voor de gebruikers. Sterker nog, het bedrijf maakt jou zelf verantwoordelijk voor de bescherming en retentie van jouw Office 365-data. Een goede back-up van die data is daarom cruciaal. Dit is een overzicht van de zes belangrijkste redenen.

1. Het per ongeluk verwijderen van data

Er zijn twee manieren om iets te deleten binnen Office 365: soft delete en hard delete. Een voorbeeld van een soft delete is het legen van een map met verwijderde items. Dit wordt ook wel permanent deleten genoemd. In dit geval dekt de term permanent echter niet volledig de lading, omdat het item nog steeds terug te vinden is in de recoverable items-box. We spreken van een hard delete als een item wordt gemarkeerd om volledig uit de database verwijderd te worden. Je kunt het item dan niet meer terughalen.

Of het nu gaat om soft delete of hard delete, bij veel organisaties gaan data verloren door menselijke fouten. Wist je bijvoorbeeld dat wanneer je een gebruiker verwijdert binnen Office 365, dat dit wordt doorgevoerd in het hele netwerk – inclusief het deleten van zijn persoonlijke SharePoint-omgeving en OneDrive-data? Zoals gezegd, beschermen de standaardfuncties in Office 365 – zoals de prullenbak of de versiegeschiedenis – je in zo’n geval slechts op een beperkte manier. Een back-upoplossing zorgt ervoor dat je per ongeluk verwijderde data altijd terug kunt halen.

2. Onduidelijkheden in retentiepolicy’s

Het is goed om te weten dat Office 365 beperkte policy’s voor back-up en retentie heeft. De beschikbare policy’s zijn vooral bedoeld voor situationeel dataverlies en bieden geen complete back-upoplossing. Ook biedt Microsoft bijvoorbeeld geen point-in-time recovery van items in jouw database, waarmee je alles kunt terugzetten naar een eerder moment in de tijd.

Met een back-upoplossing voor Office 365 heb je geen last van onduidelijkheden in jouw retentiepolicy of beperkte mogelijkheden voor het herstellen van data. Over het algemeen biedt zo’n oplossing zowel back-ups voor de korte termijn als archieven voor de lange termijn en zowel granulaire herstelmogelijkheden als point-in-time restores.

3. Interne securitydreigingen

Bij databeveiliging denk je al snel aan hackers en virussen. Als organisatie heb je evenwel ook te maken met interne dreigingen door de eigen medewerkers, zowel bewust als onbewust. Realiseer je bijvoorbeeld dat Microsoft Office 365 geen onderscheid kan maken tussen een reguliere gebruiker of een ontslagen werknemer die belangrijke data wil verwijderen voordat hij vertrekt. Of denk eens aan geknoei met bewijsmateriaal. Een medewerker kan op strategische wijze belastende bestanden of e-mails verwijderen om deze buiten het bereik van de juridische afdeling of het humanresourcesmanagement te houden.

Sommige gebruikers creëren bovendien onbewust serieuze dreigingen, door het downloaden van geïnfecteerde bestanden of het per ongeluk lekken van gebruikersnamen of wachtwoorden. Daardoor komt de veiligheid van data in gevaar. Met een back-upoplossing kun je interne dreigingen niet omzeilen, maar er wel voor zorgen dat data veilig blijven in het geval van bewuste of onbewuste handelingen van medewerkers.

4. Externe securitydreigingen

Malware en virussen, zoals ransomware, hebben al veel schade toegebracht aan bedrijven en instellingen wereldwijd. Niet alleen de reputatie van een organisatie staat dan op het spel, ook de privacy en security van zowel interne gegevens als klantdata komen zo in gevaar. Externe dreigingen kunnen ontstaan via e-mails en bijlagen. En het is niet altijd afdoende om gebruikers te vertellen waar ze op moeten letten.

Met de beperkte functionaliteiten voor back-up en recovery van Microsoft Exchange Online ben je niet in staat om met serieuze aanvallen om te gaan. Regelmatige back-ups zorgen ervoor dat er altijd een aparte, niet-geïnfecteerde kopie is van jouw data, zodat je documenten eenvoudig kunt herstellen.

5. Retentie – juridische vereisten per branche

Soms moet je onverwacht e-mails, documenten of andere bestandstypen terughalen tijdens juridische kwesties. Microsoft heeft hiervoor een aantal vangnetten ingebouwd via de functionaliteit Litigation Hold. Maar nogmaals, deze vangnetten vormen geen robuuste back-upoplossing. Door het adequaat back-uppen van jouw Office 365-data zorg je ervoor dat je altijd de gevraagde bestanden terug kunt halen. En hoewel de juridische eisen en compliance-toegangsvereisten verschillen per sector en land, kan dit helpen om boetes, sancties of juridische geschillen te voorkomen.

6. Databeheer on-premise en in de cloud

Organisaties die aan de slag gaan met Office 365, hebben meestal enige tijd nodig voor de transitie tussen on-premise Microsoft Exchange en Microsoft Exchange Online. Sommige organisaties behouden zelfs een klein gedeelte van hun legacy-systemen voor extra flexibiliteit en controle. Zo wordt er bijvoorbeeld vaak gebruikgemaakt van hybride e-mailoplossingen. Dit zorgt voor extra uitdagingen wat betreft het beheer. Een goede back-upoplossing voor Office 365 biedt ondersteuning bij de implementatie van een hybride e-mailoplossing en behandelt verschillende soorten uitwisselingsgegevens op dezelfde manier, ongeacht de bronlocatie.

In onze optiek is Back-IT 365 dé back-upoplossing voor Microsoft Office 365, gebaseerd op software van IT-dienstverlener Veaam.

Twan Sinnige is productmanager bij clouddistributeur Uniserver.

Foto: Pexels

Tip: Wil jij je verder ontwikkelen in het vakgebied digitale marketing? Dan is de opleiding Digital & Online Marketing wat voor jou!

  • In 4 maanden tijd leer je hoe je de mix voor digitale marketing optimaal inzet om je marketingdoelstellingen te behalen.
  • Naast de opleiding maak je een digital marketing plan voor je eigen organisatie, direct geschikt voor implementatie.
Lees meer over deze opleiding ►
Bron: CustomerTalk
0
Logo CustomerTalk

Cookie-instellingen

CustomerTalk maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij je toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Accepteren Meer informatie