Naar inhoud

Al je relaties gemanaged met een investering van slechts een paar tientjes

Managen. Zo'n woord dat tegenwoordig overal voor gebruikt wordt. Je hebt een office manager, een product manager, een people manager en nu zelfs de proper interior manager. Voor elke discipline van je onderneming kun je wel een specialist aannemen. Met het managen van je zakelijke relaties ligt dit echter wat anders. Dit omdat hier zo'n grote gevoelswaarde en persoonlijke factor bij komt kijken. De juiste ondersteuning op CRM-gebied lijkt dan ook niet bij een mens gezocht te moeten worden, maar bij een machine. Zodat jij tijd overhoudt voor de persoonlijke factor. Maar hoe kies je het CRM-systeem dat bij je past?

Behoeften bepalen

Eerst is het van belang te bepalen welke behoeften je hebt. Bij een eenmanszaak met vier klussen volstaat een klantenbestand in Excel nog. Zoveel relaties zijn er immers niet te managen. Er zijn hiervan talloze gratis voorbeelden te vinden via Google.

Geen overzicht meer

Wanneer je bedrijf groeit en je merkt dat je geen overzicht meer hebt, is het tijd voor meer ondersteuning op dit vlak. Natuurlijk, James Bond had zijn Miss Moneypenny, de secretaresse uit duizenden. Goud waard, maar tegenwoordig een dure post op de begroting. Deze inschakelen voor CRM-zaken is achterhaald. Een online tool inzetten is goedkoper en heeft nog meer voordelen: deze is nooit ziek en altijd voorzien van de laatste snufjes.

Hoe kies je een goed CRM systeem?

Er zijn echter wel honderden online CRM-systemen in omloop. Maar hoe bepaal je dan welk systeem het beste bij je bedrijf past? Dit begint bij het inventariseren van je wensen en doelen. Vraag je bijvoorbeeld af of je met een CRM-systeem:

* projecten wilt managen;

* taken wilt kunnen aanmaken;

* agenda’s wilt beheren;

* gewerkte uren bijhouden en registreren;

* je facturen of offertes wilt kunnen opstellen en versturen;

* alle contactmomenten wilt vastleggen;

* je contacten op sociale media.

Daarnaast kun je je afvragen of het CRM-systeem mobiel toegankelijk moet zijn middels bijvoorbeeld een app. Kortom, in hoeverre gaat je organisatie met het systeem werken? Doen alleen de verkopers dit of wordt dit ook het systeem van de klantenservice? Betrek eventueel je medewerkers in het opstellen van je wensenlijst. Immers, zij moeten er straks goed en efficiënt mee kunnen werken. Welke functies hebben ze nodig? Wat werkt nu goed en wat kan er beter?

Is de wensenlijst af? Kijk dan goed welke functies van een CRM-systeem essentieel zijn om je doelen te halen. Het gebeurt vaak dat de ‘leuke’ functies een te grote rol gaan spelen in je keuze. Zorg er dus voor dat je prioriteiten stelt.

CRM (gratis) testen

Bij de meeste online tools kan je een gratis proefperiode krijgen. Maak hier gebruik van, zodat je kan kijken of je de juiste keuze hebt gemaakt. Vind je de CRM-tool lekker werken? Begrijp je snel hoe de tool werkt? Is er een eenvoudige handleiding en een goed bemande helpdesk? Net als bij menselijke relaties moet de klik tussen jou en de tool er eigenlijk gelijk zijn. Vraag jezelf voor aanschaf ook nog even af of de tool qua functionaliteit en prijs ook nog aan je wensen voldoet als je bedrijf groeit. Sommige tools vragen een totaalbedrag per maand, anderen een bedrag per gebruiker.

Het inrichten van het CRM

Door gebruik te maken van de moderne functionaliteiten, kost het inrichten van je nieuwe online tool weinig tijd. Je kan hierbij handig gebruik maken van het volgende:

* Importfunctie: zo zet je in een handomdraai je reeds bestaande Excel-bestand met je relaties en hun gegevens in de tool;

* Social CRM: de modernste CRM-systemen maken gebruik van technologieën waarmee je de acties op sociale media van je klanten en de voor jou relevante bedrijven op de voet volgt. Deze worden automatisch weergegeven in je CRM, zodat je hierop kan inspelen. In de modernste tools kan je vanuit je CRM direct replyen op bijvoorbeeld een Twitter-bericht;

* Leadtime: door bij elke nieuwe lead in te stellen wanneer je hem wilt opvolgen, verlies je geen leads meer door een te lange leadtime;

* Verjaardagen en andere belangrijke gebeurtenissen instellen: voortaan ben je de meest attente ondernemer;

* Leadbron: door tags op te nemen voor de leadbron kan je voortaan analyseren waar jij de meeste leads vandaan haalt. Dit kan je gebruiken om je marketing strategie steeds effectiever te maken.

Attente ondernemer

Je zakelijk relaties managen was nog nooit zo makkelijk! Ook voor het managen van je privé relaties kun je je CRM-systeem inzetten. Voortaan mis jij geen trouwdag meer en ook aan de verjaardag van je schoonmoeder word je herinnerd. Tip: stel de reminder voor belangrijke data drie dagen van te voren in, zodat je nog een cadeautje kan bestellen. De meest attente (business) partner en schoonzoon is geboren, voor slechts een paar tientjes.

De auteur is marketingmanager bij het vergelijkingsbedrijf van bedrijfssoftware Software Vergelijken.

Bron: CustomerTalk
0
Logo CustomerTalk

Cookie-instellingen

CustomerTalk maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij je toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Accepteren Meer informatie