Naar inhoud

De digitale samenwerking belemmerd door ontoegankelijke info

Een geslaagde digitale transformatie is niet mogelijk zonder de samenwerking met andere partijen. Silovorming is namelijk dé belemmering voor succes van digitaliseringstrajecten. Maar meer dan de helft van de bedrijven worstelt met niet-toegankelijke en verouderde informatie bij digitale samenwerking. Zo’n situatie gaat duidelijk ten koste van de productiviteit tijdens de onderlinge samenwerking tussen projectteams.

Dat is de belangrijkste conclusie die we kunnen opmaken uit de studies ‘ECM Insights 2018’, een reeks marktonderzoeken van de IT-dienstverlener SER Group. Tegen welke problemen lopen projectteams aan tijdens gezamenlijke opdrachten? Deze vraag is voorgelegd aan 1.813 chief information officers, procesmanagers en IT-managers uit Duitstalige landen.

Ontbreken van dezelfde basisinformatie

De grootste uitdaging voor samenwerking is volgens 32 procent dat de projectteamleden niet met dezelfde basisinformatie werken. Een vierde van alle bedrijven (25%) klaagt dat documenten niet up-to-date zijn en 20 procent kan de documenten zelfs niet terugvinden als ze dringend nodig zijn. “Deze situatie is nadelig voor digitale samenwerking in teamverband die in het ergste geval zelfs het project stopzet”, waarschuwt Manfred Zerwas, managing partner van de SER Group.

Ongeschikte hulpmiddelen voor samenwerking

De problemen doen zich altijd voor als bedrijven hulpmiddelen gebruiken die beperkt of zelfs volledig ongeschikt zijn voor digitale samenwerking. Een voorbeeld: meer dan de helft van de respondenten (51%) zegt dat e-mail het belangrijkste hulpmiddel is voor het delen van informatie met de onderlinge teams. Ongeveer 1 op de 3 respondenten vertrouwt op FTP- of file-servers. Dat leidt vaker wel dan niet tot documentversiechaos. Niemand heeft dan nog een overzicht van de huidige projectinformatie. Bovendien wordt informatie die is opgeslagen in complexe mappenstructuren en e-mailboxen vaak vergeten of deze informatie raakt zoek.

Inzet enterprise management system

Zowel opvallend als alarmerend is het feit dat 17 procent van de respondenten cloud-oplossingen uit de privésfeer gebruikt voor het delen van informatie met externe partners en gebruikers. Ze doen dat vaak zonder hun eigen IT-afdeling daarover te informeren. Het resultaat: bedrijven hebben niet langer controle over belangrijke informatie die in verkeerde handen kan vallen. Dit nalevingsrisico kan vanaf het begin volledig worden voorkomen met een extern enterprise management system.

Informatiemanagement gezamenlijke projecten

Veel bedrijven beseffen nog steeds niet dat zo’n systeem veruit de beste oplossing is voor informatiemanagement bij gezamenlijke projecten. Een gecertificeerd en meertalig ECM-platform is onmisbaar voor ondernemingen die hun internationale teams de meest actuele informatie bij gezamenlijke projecten willen bieden. Met een dergelijk platform kunnen bedrijven talloze bedrijfsoplossingen implementeren voor bijvoorbeeld digitale samenwerking en afgestemd op hun specifieke behoeften.

Veilige samenwerking wereldwijd

“Dit omvat ook virtuele projectruimten”, vertelt Zerwas. “Digitale samenwerking is gebaseerd op algemene informatie in een veilige werkomgeving. Virtuele projectruimten belichamen dit. Hier kunnen teams wereldwijd informatie structureren, bewerken en delen. Bovendien is de informatie altijd actueel en toegankelijk.”

Bron: CustomerTalk
0
Logo CustomerTalk

Cookie-instellingen

CustomerTalk maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij je toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Accepteren Meer informatie