Naar inhoud

De factuur zit nog ouderwets in een ordner

Het fysieke dossier is voor 47 procent van de bedrijven en instellingen in Nederland de bewaarplaats voor contracten en facturen. Slechts een derde van de organisaties slaat contracten digitaal op. Een speciale oplossing voor dit beheer wordt door 20 procent van de ondernemingen gebruikt. Het handmatig monitoren van administratieve documenten brengt echter zeker als het aantal toeneemt grote risico's met zich mee.

Een onderzoek van Keala Consultancy in opdracht van Ricoh Nederland leert dat 70 procent van de Nederlandse organisaties vaste procedures hanteert voor de toetsing van orders aan bestaande contracten. Facturen worden door 80 procent van de respondenten getoetst aan de onderliggende inkooporders. Met de name de arbeidsintensieve sectoren handel en industrie kennen dergelijke procedures. Opvallend is dat met name overheden specifieke oplossingen gebruiken voor contractbeheer.

Een geautomatiseerd procure-to-pay-proces reduceert niet alleen het aantal fouten, maar zorgt ook voor een effectieve vergelijking van rechten en verplichtingen. Helder inzicht in het uitgavenbeheer, bestelprocessen, betaalprocedures en leveranciersmanagement zijn bijkomende voordelen die per direct beschikbaar zijn. Digitale facturatie is in Nederland nog lang geen gemeengoed. Bijna driekwart van de facturen wordt per post verzonden, een kwart wordt per e-mail verzonden. Daadwerkelijke digitale facturatie, het zogenaamde e-invoicing, geschiedt slechts in vier procent van de onderzochte ondernemingen. En uitgaande facturen gaan zelfs bij slechts drie procent van de organisaties volledig digitaal de deur uit. Gezien het feit dat 6,4 procent van de inkomende facturen fouten bevat, is het duidelijk dat nog veel ruimte bestaat in de verbetering van het facturatieproces. Een verbetering die leidt tot een duidelijke verlaging van de administratieve lasten van ondernemingen.

Johan Kennis, product marketeer bij Rico Nederland, voorziet dat bedrijven efficiënter beslissingen kunnen nemen als gegevensverwerking verder wordt gedigitaliseerd. “De verwachting is dat verdere digitalisering van administratieve processen noodzaak wordt teneinde de focus naar meer strategische vraagstukken te kunnen verleggen. Het zorgt voor actuele rapportages en inzichten, minimalisatie van fouten en een adequate beveiliging van gegevensuitwisseling. De Digitale Agenda van de Europese Unie heeft e-business als belangrijk speerpunt. Door inspanningen van internationale partijen wordt de verdere ontwikkeling en adoptie van open standaarden voor e-facturatie en e-procurement gestimuleerd. Van deze voordelen kunnen bedrijven enkel profiteren.”

0
Logo CustomerTalk

Cookie-instellingen

CustomerTalk maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij je toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Accepteren Meer informatie