Naar inhoud

De onbeheerde stapel papier in het digitale tijdperk

De bescherming van gegevens is bij veel bedrijven gericht op de digitale bronnen. Papieren documenten worden lang niet altijd opgenomen in het beleid dat de veiligheid van informatie dient te borgen. Bij 49 procent van de ondernemingen in Europa wordt een integraal informatieveiligheidsbeleid gevoerd dat enkel van toepassing is op digitale informatie.

Een schamele 40 procent van de organisaties houdt in dit kader ook rekening met papieren gegevensdragers. Het negeren van deze fysieke documenten zorgt voor serieuze informatierisico's. Mogelijke gevolgen zijn datalekken, dataverlies of zelfs reputatieschade. Dit stellen informatiemanager Iron Mountain en accountantsorganisatie PwC op basis van een onderzoek.

Bij 78 procent van de bedrijven en organisaties is een persoon of team aangesteld voor de bewaken van de risico's ten aanzien van papieren en digitale informatie. Als het echter op verantwoordelijkheid aankomt, wordt bij 73 procent van de ondernemingen echter gekeken naar de IT-manager. Slechts in 4 procent van de gevallen zijn deze taken en bevoegdheden toegewezen aan een informatiebeheerder. Uit eerder onderzoek was al gebleken dat de omgang met papieren informatie voor veel bedrijven moeizaam is. Voor 62 procent van de Europese bedrijven is het problematisch papier te integreren in bijvoorbeeld het geautomatiseerde customer management systeem.

Alle informatie is kwetsbaar”, stelt Jeroen Strik van Iron Mountain. “Maar papieren en digitale informatie brengen verschillende risico's met zich mee. Iets wat organisaties zich goed moeten realiseren. Zo kan papier gemakkelijk meerdere malen gekopieerd, gedeeld of verwijderd worden. Daar is vaak geen controle op vanuit het integraal informatieveiligheidsbeleid, waardoor de papierdief ongehinderd zijn slag kan slaan. In het kader van dit beleid kunnen bedrijven het beste effectieve processen invoeren en de juiste verantwoordelijkheden toekennen.”

Strik adviseert in ieder geval de volgende drie stappen te nemen:

  1. Geef medewerkers duidelijke instructies in het veilig beheren van informatie en de bijbehorende verantwoordelijkheden.

  2. Door de papieren informatiestroom in kaart te brengen kan vastgesteld worden welke documenten ingescand en digitaal gearchiveerd kunnen worden en welke papieren gegevensdragers vervolgens veilig vernietigd kunnen worden.

  3. Een periodieke opruimdag vereenvoudigt de beheersing van fysieke dossiers indien onder deskundige begeleiding wordt bepaald welke documenten kunnen worden vernietigd of opgeslagen moeten worden in een extern archief.

0
Logo CustomerTalk

Cookie-instellingen

CustomerTalk maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij je toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Accepteren Meer informatie