Naar inhoud

De prullenbak is een goudmijn voor vertrouwelijke informatie

Op de werkvloer wordt niet zorgvuldig omgegaan met vertrouwelijke documenten. Meer dan de helft van de Nederlandse werknemers (56%) geeft aan weleens onbeheerde papieren met confidentiële informatie te hebben gevonden. Een voorbeeld hiervan zijn curricula vitae die worden geprint voor sollicitatiegesprekken, maar vervolgens niet op een juiste manier worden opgeborgen. Duidelijk is dat de Algemene verordening gegevensbescherming – de General Data Protection Regulation – nog lang niet overal wordt nageleefd.

Dit blijkt uit een onderzoek van kantoorexpert Fellowes. De onderneming heeft de enquête uitgevoerd onder ruim 7.000 respondenten uit 7 Europese landen, waaronder Nederland. Zelf zeggen we zorgvuldiger met vertrouwelijke papieren om te gaan: slechts 29 procent geeft toe deze af en toe te laten slingeren. Veel werknemers kunnen dus informatie inzien die niet voor hen bestemd is.

Confidentiële documenten

Bij het weggooien van confidentiële documenten zijn er ook nog genoeg stappen te zetten. Bij 30 procent van de respondenten belanden de documenten, in zijn geheel of enkele keren gescheurd, bij het afval of oud papier. Het oud papier, met hierin al deze leesbare documenten, wordt vervolgens bij 16 procent van de bedrijven aan de straat gezet.

Veilige opties

De meest gekozen optie om vertrouwelijke documenten te laten verdwijnen is het versnipperen door middel van een papiervernietiger (37%). Hoewel dit een veilige oplossing is om documenten onleesbaar te maken, bezit 26 procent van de bedrijven zo’n apparaat nog niet. Bij 34 procent staat er een speciale box voor vertrouwelijke papieren. Deze worden vervolgens door een extern bedrijf vernietigd.

Beperking gemakzucht

“Ondanks dat papieren meestal wel doorgescheurd worden voordat ze bij het afval belanden, is dit geen waterdichte methode om de inhoud veilig te stellen”, stelt Hajo Hoekstra, directeur Benelux, Scandinavië, Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland bij Fellowes. “De prullenbak blijft daarmee nog altijd een goudmijn voor kwaadwillenden. Dat besef lijkt nog niet helemaal doorgedrongen op de werkvloer. Taak voor de werkgever is om die gemakzucht zo veel mogelijk in te perken.”

Voldoen aan de AVG

“Wijs werknemers op de risico’s, laat hen het belang inzien van een goed ‘weggooi-beleid’ en maak het ze ook zo makkelijk mogelijk”, aldus Hoekstra. “Om te voldoen aan de AVG moeten documenten met persoonsgegevens die niet langer gebruikt worden op een veilige manier vernietigd worden. De meest veilige methode om papieren onleesbaar te maken is met een papiervernietiger, dus bied medewerkers ook deze optie. Zo voorkom je dat privacygevoelige informatie leesbaar bij het afval terecht komt.”

Bron: CustomerTalk
0
Logo CustomerTalk

Cookie-instellingen

CustomerTalk maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij je toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Accepteren Meer informatie