Naar inhoud

De public relations van een evenement succesrijk organiseren

Evenementen zijn een beproefd middel om public relations te genereren voor een merk of organisatie. Maar journalisten hebben steeds minder tijd om naar events te gaan. Omdat advertentiebudgetten verschuiven – naar Facebook en Google, maar naar ook influencers – staan traditionele media onder druk. Het is tegenwoordig dan ook nog lastiger om de PR van een event succesvol te organiseren. Deze zeven tips kunnen je op gang helpen.

Hoe zorg je ervoor dat de pers naar jouw event toekomt? Ik heb onder meer aan Hans van der Beek – de Parool-journalist van de fameuze rubriek ‘Schuim’ – gevraagd wat hem beweegt om naar een evenement te komen. Ook bij Merlin Melles – oprichter van Founders Carbon Network (fCN) en de netwerkkoningin van Nederland – ben ik te rade gegaan.

Tip 1: Organiseer een event met een haakje

Journalisten komen naar events met een ‘haakje’. Er moet een aanleiding zijn, een reden waarom het event relevant is. Dat kan iets grappigs of opvallends zijn, maar je kan ook gebruikmaken van de actualiteit. Events met bekende Nederlanders krijgen doorgaans ook meer aandacht. Creativiteit loont. Je hoeft niet altijd voor een jonge vlogger te kiezen, want je kunt ook – of zelfs juist – een bejaarde sportman uitnodigen, die niet vaak in de openbaarheid treedt.

Tip 2: Kies voor een platte tekst

Wil je dat jouw uitnodiging nog terug te vinden is in de e-mailbox? Deel de boodschap dan als platte tekst, want een goede header kan natuurlijk geen kwaad voor de presentatie. Hoe mooi een JPEG-afbeelding of een gif’je ook is, het zijn geen formats die makkelijk doorzoekbaar zijn. Ook het delen van een PDF-bestand is onhandig. De tekst die hierin staat, is moeilijk te kopiëren, wat het werk van een redacteur alleen maar lastiger maakt. Dat vergroot de kans op publicatie niet.

Tip 3: Overweeg eens de dinsdag of woensdag

De meeste filmpremières vinden plaats op een maandag. Ook donderdagavond is een populair dagdeel voor lanceringen en presentaties. Op dinsdag en woensdag zijn er echter veel minder events die bedoeld zijn om content of nieuws met journalisten te delen. Natuurlijk is een dinsdag niet zo prikkelend als een donderdag, maar de kans is wel een stuk groter dat journalisten op deze avond beschikbaar zijn.

Tip 4: Stuur een heldere uitnodiging

Een uitnodiging moet precies vertellen wat er op het event te verwachten valt. Wanneer, waar, waarom en hoe laat vindt een event plaats? Zorg dat de RSVP – répondez s'il vous plaît – een duidelijke link is voor eenvoudige aanmelding, zodat genodigden niet hoeven te reageren op een e-mailadres. Merlin Melles ontvangt maandelijks talloze uitnodigingen. Volgens haar stel je zo een goede uitnodiging op:

  • vermeld in de onderwerpregel van een uitnodiging de datum, locatie en inhoud van een event;
  • deel de parkeermogelijkheden, aanrijroutes en mogelijkheden voor het openbaar vervoer;
  • laat weten hoeveel mensen zijn uitgenodigd, wie aanwezig zijn en wanneer de gasten worden verwacht;
  • laat weten of er eten is, of het binnen of buiten is, of het koud of warm is en wat de dresscode – bijvoorbeeld casual of formeel – is;
  • bied daarnaast een handig overzicht van alle informatie, zoals een compacte eventwebsite, waar journalisten alle actuele en gedetailleerde informatie kunnen vinden en eventcontent kunnen downloaden- zoals persberichten, foto’s en videomateriaal.

Tip 5: Zorg dat je bereikbaar bent

Het zal je verbazen, maar regelmatig worden uitnodigingen gedeeld via een e-mailadres dat niet voor beantwoording is ingericht. Heeft een journalist vragen over de organisatie of het event, dan is het nodig dat deze beantwoord worden. Zorg er dus altijd voor dat je bereikbaar bent en dat het e-mailadres dat gebruikt wordt voor het verzenden van de uitnodigingen ook bemand wordt.

Tip 6: Val journalisten niet onnodig lastig

“Het telefonisch stalken van journalisten was een tijd in de mode. Maar e-mailen werkt een stuk beter”, vertelt Hans van der Beek. “Journalisten ontvangen het liefst zo min mogelijk updates en reminders. Bel ze ook niet continu. Tegen de eventmanagers en PR-mensen van Nederland wil ik zeggen: stuur me alle informatie in één keer per e-mail, zodat ik niet hoef mee te schrijven. Dat werkt het beste.”

Tip 7: Grijp meteen de aandacht

Als journalisten willen dat je alle informatie e-mailt, is de uitnodiging het belangrijkste informatiebron. Maar mensen – dus ook redacteuren – hebben last van een overload aan informatie. Onze aandachtsboog is daardoor nog maar acht (!) seconden, slechts een seconde minder dan die van een goudvis. Grijp dus meteen de aandacht en zorg dat je uitnodiging eruit springt door een prikkelende tekst of een aansprekende afbeelding te gebruiken.

Rutger Bremer is co-founder & managing director van Momice, een scale-up in eventregistratiesoftware.

Bron: CustomerTalk
0
Logo CustomerTalk

Cookie-instellingen

CustomerTalk maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij je toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Accepteren Meer informatie