Naar inhoud

Grip op het communicatieproces met digital asset management

Elke organisatie communiceert – zowel intern als extern. De uitdaging om overzicht te houden in wat er vanuit jouw bedrijf of instelling wordt opgeslagen en tegelijkertijd controle houden op de huisstijl, wordt door de toename van media en technologieën complexer en gevoeliger. Een enorme afbreuk aan herkenbaarheid en consistentie is het gevolg. Een succesvol marketing- en communicatieproces heeft als basis overzicht en controle . Digital asset management (DAM) is daarbij één van de belangrijke concepten.

Digital asset management is het principe voor het beheren en organiseren van digitale content, ofwel digital assets. Dit kunnen bijvoorbeeld foto’s, video’s en andere media, documenten in alle mogelijke bestandstypes en huisstijlelementen zijn. Een kwalitatief goed ingerichte digital asset manager vormt een centrale plek voor contentbeheer en is daarmee het beginpunt van het marketing- en communicatieproces is. De meeste oplossingen worden niet voor niets aangeboden als software as a service (SaaS). Op deze manier kan een DAM-systeem vanuit bijna elke plek worden benaderd. Een systeem dat niet vanuit de cloud opereert, is minder toegankelijk.

Het belang van digital asset management

Een digital asset manager vormt de bakermat van de content die wordt gecreëerd en gedistribueerd. Het is de plaats voor opslag, organisatie en beheer van digital assets. Een DAM-systeem brengt overzicht en structuur in de communicatieprocessen van organisaties. Dit zorgt er namelijk voor dat media en documenten niet versplinterd door een bedrijf of instelling worden vastgelegd, maar op één centraal punt. Dat is voor de lange termijn veel efficiënter. Zonder overzichtelijk contentbeheer wordt onnodig veel tijd besteed aan het opslaan en terugzoeken van assets. Bovendien is er van controle over communicatiemiddelen en communicatie-uitingen geen sprake.

Startpunt van het marketing- en communicatieproces

Een digital asset manager is het beginpunt. Vanuit dat punt kunnen organisaties hun volledige communicatie regelen: creatie, beheer en distributie. Tegelijkertijd houden bedrijven en instellingen organisaties hiermee vast aan hun merkidentiteit. Alle communicatiemiddelen vallen of staan met een naadloze look and feel. Ontvangers van communicatie moeten een onlosmakelijke link kunnen leggen met een organisatie. Consistentie is daarbij een belangrijke drijfveer. Dat wat bedrijven en instellingen uitstralen in hun communicatie, moet passen bij hun hart, missie en visie. Continue controle moet daarbij het liefst uit de weg worden gegaan om vast te houden aan het principe van tijdsbesparing.

Tijdsbesparing door snelheid en efficiëntie

Een goed ingerichte digital asset manager zorgt ervoor dat organisaties hun content gecentraliseerd beheren. Snel digital assets kunnen terugvinden of hergebruiken en media en documenten opslaan en organiseren, kan aan de hand van metagegevens. Dit zijn gegevens die het karakter van een opgeslagen item of document beschrijven. Denk onder meer aan naam, categorie, auteur, het aantal pagina’s, de taal en informatie over de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Doordat alle digital assets – in ieder geval het liefst zoveel mogelijk – met data worden gelabeld bij de opslag, zijn bedrijven en instellingen verzekerd van overzicht en duidelijkheid op communicatiegebied.

Wanneer mag een asset gedeeld worden? Mag een afbeelding gebruikt worden in een nieuwe uiting? Is een poster al goedgekeurd door de marketingmanager? Dit zijn vragen die een DAM-systeem in één oogopslag inzichtelijk kan maken. Dit willen bewerkstelligen binnen een organisatie die geen digital asset manager gebruikt, wordt veelal een uitdaging.

De kracht van automatisering combineren

Automatisering speelt bij succesvol contentbeheer een grote rol. Door data asset management als organisatie te omarmen, is het bruggetje naar consistentie makkelijk gemaakt. Niet alleen biedt een digital asset manager structuur en overzicht, want dit wordt vaak gecombineerd ingezet met tools voor contentcreatie. Door zo’n koppeling worden assets snel ingeladen wanneer je nieuwe uitingen maakt. Ook worden de uiteindelijke creaties georganiseerd opgeslagen. Door content te creëren aan de hand van templates die de huisstijlrichtlijnen waarborgen, werkt eens organisatie aan merkconsistentie en merkbehoud.

Contentbeheer met digital asset management

Het efficiënt beheren van content en grip houden op alle communicatiemiddelen en de huisstijl waaraan deze moeten voldoen in het kader van merkidentiteit, is essentieel voor organisaties. Als dit niet wordt gedaan of bewust wordt gelaten voor wat het is, zijn medewerkers significant meer tijd kwijt aan het beheer en de creatie van hun content.

  • Een DAM-systeem zorgt ervoor dat alle digital assets en communicatiemiddelen op één plek beschikbaar zijn. Alle gebruikers kunnen, afhankelijk van hun toegewezen rol, eenvoudig content downloaden, online delen of printen én toepassen tijdens de creatie van een nieuwe uiting.
  • Alle opgeslagen media en documenten krijgen metagegevens toegekend, waarmee deze snel en eenvoudig terug te vinden zijn. Vanuit het oogpunt van de AVG is het ongeoorloofd om geen inzicht te hebben in alle assets die omgaan binnen een organisatie.
  • Een DAM-systeem is op zichzelf een onmisbare tool wanneer overzicht en controle ontbreken. Door eenvoudige uitbreiding met onder andere een creatietool, wordt een brand portal ontwikkeld waarmee communicatieprocessen van begin tot eind gestroomlijnd worden.

Op naar een succesvol communicatieproces

Om succesvol content te beheren is het integreren van een DAM-systeem belangrijk. Door dit systeem onderdeel te laten zijn van de marketing- en communicatieprocessen en intern te adopteren als oplossing, zorg je er als organisatie voor dat er een centraal punt ontstaat voor het beheren van content. Door een digital asset manager uit te breiden met bijvoorbeeld tools voor creatie en distributie, wordt er een brand portal met allerlei oplossingen gevormd. Het kan altijd beter, maar door digital asset management alleen al toe te passen, wordt er efficiënter gewerkt, ontstaat er overzicht en wordt veel tijd bespaard.

Anne Wessels is onlinemarketeer bij brand portal Cordeo.

Bron: CustomerTalk
0
Logo CustomerTalk

Cookie-instellingen

CustomerTalk maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij je toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Accepteren Meer informatie