Naar inhoud

Medewerker switcht non-stop tussen verschillende applicaties

Een significant deel van de Nederlandse beroepsbevolking brengt zijn dagen door achter een desktop of laptop. Maar inefficiënte software en onderling slecht afgestemde bedrijfsprocessen belemmeren de productiviteit van veel medewerkers. Zij moeten ongeveer elke minuut – omgerekend dagelijks meer dan 1.100 keer – schakelen tussen 35 kritische bedrijfsapplicaties. Dat maakt hun werk onnodig complex en inefficiënt en leidt tot frustraties.

Dit leert een uitgebreid onderzoek naar de actuele desktopactiviteit van medewerkers bij ‘Global 2.000’-bedrijven van softwareleverancier Pegasystems. De onderneming heeft bijna 5 miljoen uur aan desktopactiviteit van operationele supportmedewerkers – die voornamelijk routinetaken uitvoeren op het gebied van backoffice, gegevensinvoer en het klantcontactcentrum – geanalyseerd. De onderzoeksresultaten zijn gebundeld in het rapport ‘Demystifying the desktop – What workforce intelligence reveals about technology and employee productivity’.

Uit de onderzoeksgegevens blijkt dat 2 belangrijke aspecten deze medewerkers in de weg staan bij optimale productiviteit en werktevredenheid:

  1. Inefficiënte applicaties en invoermethoden.
  2. Afleiding van de kerntaken.

Inefficiënte applicaties en invoermethoden

Bedrijven bieden hun medewerkers operationele support doorgaans een aantal gestructureerde applicaties die zodanig zijn ontworpen dat ze met minimaal typen en scrollen snel standaardtaken kunnen uitvoeren. Uit de studie blijkt echter dat medewerkers opgezadeld worden met te veel losse apps. Dit leidt tot een inconsequent bedrijfsproces, meer vergissingen en overbodige handelingen die ook geautomatiseerd kunnen worden:

  • Werknemers verrichten dagelijks gemiddeld 134 knip-en-plak-handelingen. Dit toont aan hoe vaak medewerkers met dezelfde gegevens tussen applicaties moeten schakelen om een taak te kunnen afronden.
  • Medewerkers maken per dag 845 typefouten – of bij iedere 14 toetsaanslagen. Dit is een reden te meer om hun workflow te automatiseren en zo de kans op handmatige fouten te verkleinen.
  • Slechts 28 procent van de actieve werktijd wordt besteed in gestructureerde applicaties versus onafhankelijke software zoals spreadsheets en tekstverwerking. Dit impliceert dat het gebruik van deze gestructureerde applicaties niet genoeg is.

Afleiding van de kerntaken

Van digitale afleiding tot onbelangrijke activiteiten, gedurende de werkdag zijn er veel gebeurtenissen die werknemers afleiden van hun productieve taken:

  • Werknemers controleren 10 keer per uur, ofwel elke 6 minuten, hun e-mail gedurende hun werkdag.
  • Medewerkers spenderen 13 procent van hun tijd aan e-mails, waarvan slechts 23 procent bijdraagt aan daadwerkelijke waardecreatie voor de organisatie.
  • Mensen met langere werkdagen, maken 9 procent meer fouten dan degenen die minder uren maken. Een bewijs dat de aandacht na een lange werkdag verslapt.

De studie heeft ook andere interessante feiten aan het licht gebracht:

  • Medewerkers maken de meeste fouten op dinsdag, met 22 procent meer fouten dan op vrijdag, de minst foutgevoelige dag van de week.
  • Het foutpercentage ligt 50 procent hoger in ongestructureerde applicaties zoals e-mail. Met deze toepassing worden de meeste fouten gemaakt.
  • Medewerkers die met 30 of meer applicaties moeten multitasken, maken 28 procent meer fouten dan degenen die in dezelfde tijd met minder toepassingen werken.
Veel organisaties hebben de neiging om problemen met bedrijfsprocessen en werknemersproductiviteit te verhelpen door meer software in te zetten – zonder precies de oorzaak van de inefficiënties te kennen.

“Veel organisaties hebben de neiging om problemen met bedrijfsprocessen en werknemersproductiviteit te verhelpen door meer software in te zetten – zonder precies de oorzaak van de inefficiënties te kennen”, stelt Derk-Jan Brand, vice president & managing director Benelux & Nordics bij Pegasystems. “Toonaangevende organisaties moeten een stap terug doen en hun bedrijfsprocessen analyseren zodat werknemers hun werk zo optimaal mogelijk kunnen doen met maximale klantbeleving. Door deze processen te stroomlijnen en repeterende taken te elimineren, geven organisaties hun medewerkers de juiste middelen voor een beter resultaat en meer werkplezier.”

Het onderhavige onderzoeksrapport kun je downloaden op de website van Pegasystems.

Bron: CustomerTalk
0
Logo CustomerTalk

Cookie-instellingen

CustomerTalk maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij je toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Accepteren Meer informatie