Naar inhoud

Meer marketing in takenpakket office manager

Wie is toch die vrouw die op doordeweekse dagen de koffie brengt? In de moderne onderneming is dat al lang niet meer de secretaresse. Haar functie heeft door de digitalisering een geheel andere inhoud gekregen. De typemachine staat achter in het archief weg te roesten, carbonpapier is een historisch begrip en de Rolodex is vervangen door een CRM-systeem. Tot het takenpakket van de hedendaagse office manager behoren activiteiten op het gebied van marketing, PR en HR. Dat betekent een verdieping die past bij haar aspiratie.

Meer inhoudelijk takenpakket

Niet alleen de rol van de secretaresse is aan verandering onderhevig, ook de ambitie van de secretaresse zelf, zo blijkt uit onderzoek van Page Personnel. “De juffrouw die de koffie haalt, bestaat al lang niet meer”, zegt Joost Fortuin, managing director bij het werving- en selectiebureau. “Zij heeft plaats gemaakt voor de meer gespecialiseerde personal assistent, office manager of executive assistent met een veel inhoudelijker takenpakket.” Het enige wat nog wel van het traditionele beeld van de secretaresse overeind blijft, is dat de functie voornamelijk door vrouwen wordt vervuld.

Meer diepgang en andere invulling

Is het de behoefte van secretaresses naar meer diepgang en een uitgebreider takenpakket die verantwoordelijk is voor de veranderende invulling van de functie? Of zijn het de hogere functie-eisen die verantwoordelijk zijn voor de veranderende ambitie van de secretaresse? En wie zorgt er tegenwoordig voor de koffie? “Die haalt men zelf, dat is meer van deze tijd”, aldus Fortuin. “Waarom de functie verandert, is een beetje het verhaal van de kip of het ei.”

Evolutie benaming functie

De vraag naar specialistische assistenten stijgt, zoals juridische secretaresses of secretaresses met specifieke branche-ervaring of een specifieke opleiding”, zegt Fortuin. “Tegelijkertijd zie je dat secretaresses zelf meer behoefte hebben aan persoonlijke ontwikkeling en dat het imago van de functie de afgelopen decennia behoorlijk is veranderd. De eisen zijn niet alleen zwaarder geworden, ook de benamingen van de functie evolueren: personal assistent, executive assistent, office manager, juridisch secretaresse, management assistent en ga zo maar door.”

Uitdagend en gevarieerd werk

Van de ondervraagden vindt 81 procent het werk uitdagend en gevarieerd en uit het onderzoek komt verder naar voren dat maar liefst 92 procent met een positief gevoel naar het werk gaat. Een uitzonderlijk hoog tevredenheidsgehalte, dat volgens Fortuin in lijn ligt met de ontwikkelingen binnen de functie: “Wij zien dat veel internationale corporate-organisaties en juridische kantoren bewust junioren aannemen, om ze de mogelijkheid te geven door te groeien. Op die manier creëer je een uitdaging en de mogelijkheid om ambities waar te maken. Dat zorgt er voor dat je personeel het werk als positiever beoordeelt. Een ander bijkomend voordeel is dat je kennis kunt behouden door mensen aan je te binden.”

Onzekerheid ondersteunende functie

Veel secretaresses kijken om zich heen op de arbeidsmarkt. Uit het onderzoek blijkt maar liefst 60 procent actief of passief op zoek is naar een nieuwe baan en dat een kwart onzeker is over het voortbestaan van zijn of haar functie. Hoe komt dit? “Het is een conjunctuurgevoelige functie,” stelt Fortuin. “De eerste persoon die het merkt als het slechter gaat met de economie is de secretaresse. Je vervult een ondersteunende rol, dus je bent van toegevoegde waarde.”

Kansen voor functieverdieping

Hierdoor blijft het echter een risicovol beroep”, meent Fortuin. “Secretaresses komen in eerder in aanmerking voor ontslag wegens bezuinigingen dan collega’s die dichter op het primaire proces zitten.” Gelukkig trekt de economie weer aan en dat is goed nieuws voor de beroepsgroep. “We zien op het moment een enorme vraag ontstaan naar gekwalificeerde en ervaren secretaresses. Dat zorgt niet alleen voor meer zekerheid, maar biedt ook kansen voor de functieverdieping waar velen van hen naar op zoek zijn.”

Communicatie, marketing en PR

De meerderheid van de ondervraagde secretaresses (70%) geeft aan meer verantwoordelijkheden te willen, zoals taken op het gebied van communicatie, marketing en PR, planning, HR en een meer adviserende rol bij projecten en bedrijfsprocessen. Ook managementtaken staan op het verlanglijstje van veel secretaresses. Fortuin: “Voor veel secretaresses staat voorop dat ze willen ontzorgen en mensen werk uit handen willen nemen. Dat is inherent aan de functie.”

Twee soorten secretaresses

Daarnaast zoeken ze steeds vaker uitdagingen op het gebied van coördinatie en organisatie en willen ze mogelijkheden om door te stromen binnen het bedrijf”, verklaart Fortuin. “Wij zien globaal twee soorten secretaresses. Het type dat het naar haar zin heeft, de functie leuk genoeg vindt en graag op haar vertrouwde plek blijf zitten en het type dat graag verder wil en een meer inhoudelijke uitdaging zoekt. Zij willen bijvoorbeeld een meer adviserende rol of doorgroeien van management-secretaresse naar directiesecretaresse. Die laatste groep zien wij vaak doorstromen naar interim-werk of naar project management offices.”

0
Logo CustomerTalk

Cookie-instellingen

CustomerTalk maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij je toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Accepteren Meer informatie