Naar inhoud

Office 365 zet volgende stap in communicatie en samenwerking

Onder druk van concurrentie kijken ondernemingen kritisch naar hun processen en zoeken zij naar tools om teams te verbinden en om samenwerking te verbeteren. Niet alleen om efficiency te optimaliseren, maar vooral om klanten beter te kunnen bedienen. Het blijkt dat veel organisaties de IT-tools al in huis hebben in de vorm van het Office 365-platform. Door de sterke doorontwikkelingen van Microsoft sluit deze samenwerkingssuite nog beter aan op de moderne werkomgeving.

’Communiceren en samenwerken in een moderne werkomgeving met Office 365’. Het is de duidelijke titel van de kennismiddag die CTB xRM heeft georganiseerd op 9 november 2017. Deze IT-dienstverlener is Microsoft- en kennispartner voor organisaties in de techniek, bouw en offshore en ontwikkelt voor deze sectoren kant-en-klare brancheoplossingen, ook op basis van Office 365. Van grote installateurs en bouwers tot spraakmakende industriële automatiseerders, een kleurige verzameling branches is vertegenwoordigd op het evenement. Logisch als je bedenkt dat dit soort bedrijven het bevorderen van samenwerking, kennisdeling, procesmanagement en faalkostenreductie als hun grootste uitdagingen beschouwen. Juist deze thema’s zijn tijdens de kennismiddag door verschillende experts belicht. Thema’s die bij uitstek gekoppeld worden aan innovatieve ICT-oplossingen.

Teamcommunicatie

Plaats van handeling is Radio Kootwijk, de plek waarvandaan in 1929 al de eerste stap in communicatie is gezet, destijds een wonder van moderne techniek. De technologische vooruitgang is vooral de laatste jaren ongekend geweest. En hoewel bedrijven in de techniek, bouw en offshore doorgaans wat terughoudender zijn in de adoptie van nieuwe technologieën, kunnen zij nu niet meer achterblijven. De digitale transformatie is geen bedreiging, het is de heersende tendens inmiddels. Nieuwe technologieën als kunstmatige intelligentie en machine learning zijn misschien nog een brug te ver. De meeste bedrijven in de zaal zijn al zeer gebaat bij het verbeteren van de teamcommunicatie en het verhogen van de productiviteit.

Communicatie binnen en tussen teams

Zeker nu de markt weer aantrekt, komt het aan op efficiënte samenwerking tussen alle betrokkenen bij een project, ook als die actief zijn voor een externe partij. Een van de deelnemers vertelt jaarlijks meer dan 20.000 projecten te draaien. Wanneer je dan niet verzekerd ben van strakke processen en slimme oplossingen om bijvoorbeeld informatie met projectleden te delen, lekt er efficiency weg en ontstaan er fouten. Dat leidt tot faalkosten, een doorn in het oog bij deze bedrijven. Met Office 365 hebben vele organisatie al de eerste stappen gezet. Recent heeft het bedrijf van Bill Gates met Microsoft Teams nieuwe mogelijkheden gelanceerd om samenwerking en communicatie binnen en tussen teams een volgende impuls te geven. Hans van der Meer, senior business group lead Office 365, schetst het publiek tijdens de kennismiddag een eerlijk beeld: “Om relevant te blijven in de markt moet je innoveren. Een IT-afdeling die functies afschermt voor medewerkers ziet zich snel voor de problemen van schaduw-IT gesteld. Wanneer IT niet levert, gaat men op zoek naar alternatieven. Dan kun je maar beter samenwerking en kennisdeling faciliteren.”

Integratie met LinkedIn

Hij verwacht dan ook dat de nieuwe oplossing veel organisaties een stap verder zal brengen, te meer daar Microsoft op korte termijn met nieuwe innovaties komt van Office 365, vernieuwingen die erop gericht zijn samenwerking en productiviteit te verbeteren. Een belangrijke toevoeging is de integratie met LinkedIn, het zakelijke netwerk dat Microsoft een jaar geleden van 24,5 miljard euro heeft overgenomen. Van der Meer: “We zorgen ervoor dat beide applicaties met elkaar kunnen interacteren. Je kunt je voorstellen dat contacten in Outlook worden voorzien van een LinkedIn-profiel, zodat je de ervaring en de functie van een contact in één oogopslag op het scherm krijgt. Deze relatiegegevens worden niet geïmporteerd. Dat is niet wenselijk en vanwege privacy-issues ook niet mogelijk.” De feitelijke interactie tussen beide platforms wordt mogelijk gemaakt door Microsoft Graph, de API die aan de basis staan vele koppelingen binnen de Office 365-omgeving.

Een volgende innovatie die Hans van der Meer aanstipt, is de verbetering van Search binnen Office 365. Nu is het zo dat iedere afzonderlijke applicatie zijn eigen zoektechnologie bevat. Tot nog toe is het dan ook lastig om met één zoekterm alle benodigde informatie te vinden. Met Bing for business hebben gebruikers via één zoekscherm toegang tot hun werkomgeving en het web. Treffers worden gepresenteerd in een overzichtelijk en gepersonaliseerd venster. Kenniswerkers besparen zo erg veel kostbare tijd, zij kunnen veel eerder met de informatie aan de slag. Daar komt bij dat zij verzekerd zijn van de kwaliteit van informatie, die zij krijgen aangereikt op het juiste moment en op de juiste plek in het proces. Dit zijn oplossingen waar de bezoekers aan de kennismiddag opgetogen op reageren. Dit zouden zij liefst morgen implementeren.

Productiviteit en samenwerking

Zo wordt een beeld geschetst van een Office 365-platform dat vele verschillende functionaliteiten bevat. Dan rijst een prangende vraag. Wanneer gebruik je wat en hoe zet je oplossingen in op zo’n manier dat de meeste waarde wordt gerealiseerd voor de organisatie? CTB xRM heeft deze vraag als het ware vertaald in zijn bestaansreden. Het bedrijf levert branchespecifieke oplossingen op basis van onder andere Office 365. Yuri Ramdhani, managing director bij de IT-dienstverlener, stelt in zijn bijdrage dat de hoge snelheid waarmee innovaties zich aandienen sectoroplossingen noodzakelijk maken. Daarmee profiteren organisaties snel en zonder dat er maatwerk aan te pas komt van nieuwe functionaliteiten. “Organisaties in de techniek, bouw en offshore zoeken voortdurend naar mogelijkheden om de samenwerking te verbeteren, faalkosten te reduceren en bedrijfsprocessen te digitaliseren of te transformeren. Met de aankondigingen van Microsoft is Office 365 een compleet platform. Maar kijk eerst naar je processen, je ambitie en je doelen en dan pas naar de oplossingen. Zo hou je business en IT aligned”, aldus Ramdhani.

Oplossingen voor het oprapen

Het verhogen van de productiviteit en verbeteren van samenwerking zien we terug in het ultieme projectdossier dat Ramdhani aanstipt. Dat is immers waar in deze sector alle informatie, processen en actoren samenkomen. CTB xRM heeft met Project 365 een kant-en-klare oplossing rondom projectbeheer ontwikkeld die gebaseerd is op Office 365. Dit wordt gekenmerkt door de standaardisatie van meerdere projecttypen, intelligent procesmanagement, gestroomlijnde communicatie en een koppeling met bronsystemen.

In de discussie aan het eind van de kennismiddag blijkt het enthousiasme om te blijven innoveren groot te zijn. De sector erkent dat het tekort aan arbeidskrachten en de faalkosten als gevolg van ontoereikende kennisdeling en samenwerking vraagt om daadkracht. De oplossingen liggen nu voor het oprapen.

Sfeerverslag van het evenement ‘Hallo collega, hoort u mij?’

Bron: CustomerTalk
0
Logo CustomerTalk

Cookie-instellingen

CustomerTalk maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij je toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Accepteren Meer informatie