Naar inhoud

Onduidelijkheid over klantidentiteit penibel voor reputatie

Met één blik in het handelsregister van de Kamer van Koophandel kunnen zien wie de eigenaren zijn van een onderneming – dat zou eigenlijk al sinds 10 januari 2020 mogelijk moeten zijn in Nederland. Toch heeft dit land z’n zaakjes nog steeds niet voor elkaar, want deze wetgeving moet – tot ergernis van de Europese Commissie – nog door de Eerste Kamer worden goedgekeurd. Voor bedrijven blijft het voorlopig dus nog een hele zoektocht om te achterhalen wie er achter een organisatie schuilgaat, met boetes en reputatieschade als mogelijke gevolgen.

Het draait allemaal om het UBO-register, een afkorting die staat voor ultimate beneficial owner – vrij vertaald: de uiteindelijk belanghebbende. Organisaties worden straks verplicht om in dit register aan te geven wie de eigenaar is en of er nog mensen zijn die het feitelijk voor het zeggen hebben. Een UBO is dus nooit een juridische entiteit, maar altijd een natuurlijk persoon die achter een bedrijf, stichting of vereniging zit. Het gaat om mensen die meer dan 25 procent van de aandelen of de stemrechten in handen hebben. Door de UBO openbaar te maken, wordt het duidelijker wie er bij bedrijven daadwerkelijk aan de touwtjes trekken. Klanten en leveranciers weten zo beter met wie ze zakendoen.

Wet tegen witwassen geldt voor steeds meer bedrijven

Het UBO-register is natuurlijk niet zomaar in het leven geroepen. De Europese Commissie hoopt hiermee witwassen en andere economische criminaliteit beter te kunnen aanpakken. Dat zit zo: sinds 2008 kennen we in Nederland de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Bij bepaalde diensten en bij transacties waar grote sommen bij gemoeid zijn, word je als organisatie geacht onderzoek te doen naar de eigenaren en belanghebbenden van de partij met wie je zakendoet.

Als bijvoorbeeld blijkt dat deze namen op een sanctie- of terreurlijst voorkomen, moet er een streep door de deal. Voor transacties met een verdacht luchtje geldt zelfs een meldplicht bij het Openbaar Ministerie (OM). Deze strenge regels gelden niet alleen voor banken en andere partijen in de financiële sector, zoals regelmatig wordt gedacht. Steeds meer bedrijven in andere branches moeten zich hier ook aan houden. Denk aan accountants, makelaars, kunsthandelaars, kantooraanbieders en autohandelaars. Ze zijn stuk voor stuk verplicht om UBO-controles uit te voeren.

Van ING tot autohandelaar om de hoek

In de praktijk blijkt echter dat dit niet altijd even zorgvuldig gebeurt. Een bekend voorbeeld is de megaschikking van maar liefst 775 miljoen euro die ING in het najaar van 2018 met het OM trof. De bank had niet alle klanten even goed gescreend, waardoor ING-bankrekeningen onbedoeld werden gebruikt voor het witwassen van vele miljoenen euro’s. Ook het Nederlandse Heesen Yachts kwam een paar keer negatief in het nieuws door verdachte transacties.

Zo verkocht het bedrijf twee peperdure jachten aan een senator uit Rusland, een transactie die in verband werd gebracht met witwassen. Maar er zijn ook tal van kleinere voorbeelden, nog iets dichter bij huis. Zo kreeg een autohandelaar tienduizenden euro’s in cash betaald. Volgens de rechter had hij beter zijn best moeten doen om de ware identiteit van de koper te achterhalen. Het leverde hem een boete op van 35.000 euro, waarvan 12.000 euro voorwaardelijk.

Reputatierisico's liggen op de loer

Een geldboete is overigens niet het enige waarvoor bedrijven moeten vrezen. Ook reputatierisico blijkt een factor om rekening mee te houden. Over de verdachte transacties bij Heesen Yachts werd door verschillende Nederlandse kranten uitgebreid bericht. Het is publiciteit die je als onderneming kunt missen als kiespijn. Organisaties die verdacht worden van betrokkenheid bij het faciliteren van witwassen lopen verder nog het risico om klanten en leveranciers te verliezen. In de praktijk is alleen al een verdenking voldoende om contracten te verbreken en samenwerkingen op te schorten. Ook komt het voor dat verdachte bedrijven op zoek moeten naar een nieuwe huisbank, omdat rekeningen worden opgeheven.

Europese Commissie stelt Nederland in gebreke

Terug naar het nieuwe UBO-register. Hiermee wil de Europese Unie voor bedrijven en andere organisaties dus makkelijker maken om te achterhalen met wie ze nu eigenlijk zakendoen. Met een paar muisclicks kun je zien met wie je als klant te maken hebt. De Britten hebben zo’n register al een poosje en ook in België werken ze er inmiddels mee. In Nederland gaat het een stuk minder voorspoedig, want hier treuzelt de overheid al een hele poos met de invoering van het UBO-register.

De Europese Commissie heeft er inmiddels genoeg van en heeft het land onlangs formeel in gebreke gesteld. Als Nederlanders nog heel veel langer wachten, kan de Europese Commissie een inbreukprocedure starten bij het Hof van Justitie van de Europese Unie. Dat kan in theorie weer leiden tot een dwangsom. Zover komt het waarschijnlijk niet, maar toch maakt de Nederlandse overheid in deze kwestie geen beste beurt. Want is het niet diezelfde overheid die van bedrijven verlangt om zich netjes aan de Wwft te houden?

Wacht niet op het UBO-register maar ga zelf aan de slag

Zelfs als het UBO-register er echter eenmaal is, duurt het waarschijnlijk nog een paar jaar voordat ondernemingen er echt waardevolle informatie uit kunnen putten. Niet alleen moet de Kamer van Koophandel de functionaliteit nog technisch implementeren in het eigen platform, ook worden bedrijven vanaf de invoering van het register verspreid over een periode van drie jaar aangeschreven met het verzoek om hun UBO’s in te schrijven. Volgens Andries Doets, een advocaat gespecialiseerd op het gebied van anti-witwasregelgeving, moet de praktijk uitwijzen in hoeverre organisaties tijdig aan dat verzoek voldoen. Als bedrijven dit weigeren, is handhaving mogelijk. Maar dat kost tijd en capaciteit.

Verder kan niet worden uitgesloten dat de aangeleverde informatie onjuistheden bevat of na verloop van tijd achterhaald blijkt als wijzigingen niet worden doorgegeven. Kortom, voorlopig moeten ondernemingen zelf maar zien uit te vogelen welke mensen er daadwerkelijk achter een klant of leverancier zitten. En ook na de invoering van het register blijft een organisatie die aan de Wwft moet voldoen zelf verantwoordelijk voor het cliëntenonderzoek. Andries Doets duidt dat de toezichthouders, zoals de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en De Nederlandsche Bank (DNB), al geruime tijd hameren op deze blijvende eigen verantwoordelijkheid van marktpartijen. Organisaties moeten waar nodig zelfstandig onderzoek doen, om te controleren of de informatie in het UBO-register ook daadwerkelijk klopt.

Achtergrondcheck noodzakelijk

En zelfs als ook dat eenmaal is gelukt, kan nog niet direct de vlag uit. De due diligence-verplichtingen van organisaties stoppen namelijk niet bij het identificeren van een UBO, ze moeten bij hem of haar vervolgens ook een achtergrondcheck doen. Is dit een politiek prominent persoon? Zijn er vermoedens van corruptie? Staat deze man of vrouw op een sanctielijst? Gaat het hier om een mogelijke terreurverdachte? Dat is informatie die je wél moet checken, maar in het UBO-register niet te vinden is. Met enkel een eigenaar of andere belanghebbende identificeren ben je er als organisatie dus nog niet.

Een goed compliance-beleid

Zorg er daarom voor dat je nu al je due diligence-processen op orde brengt, zeker nu het UBO-register nog even op zich laat wachten en voorlopig nog geen oplossing biedt. Dat vergt een investering, maar voorkomt in de toekomst mogelijke hoge boetes met alle reputatierisico’s van dien. Het is daarom raadzaam om je niet aan te sluiten bij organisaties die de regels niet kennen of bewust negeren. Zorg er in plaats daarvan voor dat je bedrijf in staat is om UBO’s in kaart te brengen en te controleren én om bij verdachte transacties snel in actie te komen. Zo helpt een goed compliance-beleid ook jouw bedrijf om succesvol zaken te doen.

Bobby Schuitemaker is partner director bij de zakelijke dienstverlener Graydon.

Bron: CustomerTalk
0
Logo CustomerTalk

Cookie-instellingen

CustomerTalk maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij je toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Accepteren Meer informatie