Naar inhoud

Strengere eisen aan papiervernietiging door invoering AVG

Over ruim drie maanden gaat de nieuwe privacywet van kracht: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Vanaf dat moment zijn bedrijven verplicht nog zorgvuldiger om te gaan met persoonlijke gegevens, zowel digitaal als op papier. Echter, ondanks de voorbereidingen die bedrijven treffen om ‘AVG-proof’ te zijn, ligt nog vaak de nadruk op de bescherming van digitale data. En dat terwijl een groot deel van de veiligheidsincidenten zich juist voordoen met papieren data.

Vaak blijkt dat de maatregelen, die bedrijven treffen om papieren data te vernietigen, nog onvoldoende effectief zijn. Door voortschrijdende technieken is het steeds beter mogelijk om papierresten te herleiden naar het originele document. Hierdoor moeten bedrijven strengere eisen stellen aan de wijze waarop zij hun papieren data vernietigen om te kunnen voldoen aan de AVG. Dat stelt de leverancier van kantoorartikelen ACCO Brands in het rapport ‘Wat u moet weten over de AVG’.

Algemene verordening gegevensbescherming

Met ingang van 25 mei 2018 treedt een nieuwe wet in werking: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Hiermee gaan in heel Europa dezelfde regels rond privacy gelden, met aanzienlijke gevolgen voor ondernemingen die met persoonlijke gegevens werken, zowel digitaal als op papier. De AVG geeft richtlijnen hoe persoonlijke informatie moet worden opgeslagen, gebruikt en verwerkt. Zo worden organisaties voortaan verplicht om:

  • transparant te zijn over hoe persoonlijke data worden verkregen en gebruikt;
  • verantwoording te dragen over hoe deze data worden opgeslagen, verwerkt en gebruikt;
  • alles te doen om persoonlijke data te beschermen en eventuele datalekken te voorkomen.

Daarbij moeten organisaties bewijzen dat ze continue voldoen aan deze AVG-regelgeving.

Met het vervangen van de Nederlandse wetgeving door een Europese, is er ook meer én strengere controle mogelijk op de uitvoering. Wie niet aan de AVG voldoet, riskeert hoge boetes: per overtreding tot 20 miljoen euro of voor bedrijven met een omzet van meer dan een half miljard euro maximaal 4 procent van de jaaromzet. De navolging van de AVG moet dus wel degelijk serieus worden genomen.

Papieren gegevens zorgvuldig vernietigen

Met de invoering van de AVG moeten alle papieren persoonsgegevens niet alleen zorgvuldig worden verkregen en opgeslagen, ze moeten desgewenst ook zorgvuldig worden vernietigd. Dit om te voorkomen dat, als de resten in handen van onbevoegden komen, zij in staat zijn de oorspronkelijke gegevens te herleiden. Hiermee worden de eisen aan papiervernietigers steeds strenger. Veel bedrijven die nog gebruikmaken van een shredder met zogenaamde ‘stripcut’-techniek realiseren zich niet dat deze vaak een te laag veiligheidsniveau biedt om aan de AVG te kunnen voldoen. Daarom wordt geadviseerd het vernietigen van potentieel gevoelige, geprinte data te beschouwen als een integraal onderdeel van het bedrijfsproces, waarbij bedrijven het veiligheidsniveau van hun papiervernietiger nauwer moeten afstemmen op hun bedrijfsactiviteiten.

Veiligheidsniveau afhankelijk van bedrijfsactiviteiten

De door veel bedrijven gebruikte stripcut-papiervernietigers, die een A4-vel in circa 35 rechte stroken snijden, bieden doorgaans een te laag veiligheidsniveau voor bedrijfsmatig gebruik. Met de huidige technieken is het namelijk mogelijk om deze strookjes weer te herleiden naar het originele document. Daarom wordt het gebruik van een hoger veiligheidsniveau aangeraden, zodat de kans op misbruik verkleind wordt. Voor bedrijven of zzp’ers die met licht vertrouwelijke gegevens werken, voldoet in veel gevallen een machine met veiligheidsniveau P3 of P4. Dit zijn ‘crosscut’-machines die een A4-vel in respectievelijk 200 of 400 snippers snijden.

Echter, voor bedrijven die regelmatig met zeer gevoelige informatie werken, zoals juridische, financiële of gemeentelijke instellingen, wordt zelfs een machine met een veiligheidsniveau P5 of hoger aangeraden. Het veilig vernietigen van dergelijke data vereist een machine met ‘microcut’-techniek, die een A4 in meer dan 2.000 microsnippers snijdt. De huidige generatie papiervernietigers is bovendien zo gebruiksvriendelijk, dankzij mogelijkheden als automatische invoer voor grote hoeveelheden documenten inclusief paperclips of nietjes, dat het vernietigen van papieren data tegenwoordig nog maar weinig tijd in beslag neemt.

Op woensdagmiddag 28 februari 2018 vindt het evenement 'CustomerTalk Live GDPR' plaats op Landgoed Leusderend in Leusden. Tijdens dit event loodsen Alexander Singewald, Jaap Wolff en Ment Kuiper jou langs de obstakels van de Europese privacy-verordening. Niet alleen in theorie, maar ook in de praktijk. Want je gaat naar huis met jouw eigen plan van aanpak voor de Algemene verordening gegevensbescherming.

Het onderhavige rapport kun je downloaden op de website van Rexel, een dochteronderneming van ACCO Brands.

Bron: CustomerTalk
0
Logo CustomerTalk

Cookie-instellingen

CustomerTalk maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij je toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Accepteren Meer informatie