Naar inhoud

Timemanagement ondersteund door gebruik Google Apps

Het digitale tijdperk heeft ontegenzeggelijk de werkdruk verhoogd. Rustig wachten tot de postkamer zijn rondje heeft gedaan, is al lang verleden tijd. Berichten kunnen overal verzonden en ontvangen worden. Dat leidt ook tot een overdaad. Gemiddeld spenderen we twee uur en een kwartier per dag aan het beantwoorden van e-mails. Tel daarbij op dat elke maand 86 uur opgaan aan het bijwonen van meetings. En dan moet het echte werk nog beginnen. Google Apps vormen handige tools voor verbetering van de werkindeling.

Een interne e-mail bij Google over timemanagement heeft heel wat los gemaakt. Er is een beweging ontstaan die #maketime promoot: het reserveren van productieve en creatieve tijd in onze kalenders waarin we niet kunnen worden gestoord. Op die website kan iedereen ontdekken hoe je meer tijd kunt overhouden om daadwerkelijk het werk te doen dat je moet doen, ongestoord. Om je alvast op gang te helpen: vijf tips om tijd te besparen met Google Apps.

1. Reminders in Google Calendar

In Google Calendar kun je eenvoudig een to-do-list aanmaken en koppelen aan geplande afspraken. De taken die nog niet zijn afgerond komen bovenaan je to-do-list, totdat je ze markeert als voltooid. Ook kun je deze reminders koppelen aan je contacten, waardoor het mogelijk is om telefoonnummers en e-mailadressen toe te voegen aan reminders. Als het bijvoorbeeld tijd is om een reservering te maken in een restaurant, kun je meteen bellen vanuit de reminder.

2. Automatisch e-mails beantwoorden

Nee, geen out-of-office, met Smart Reply kun je automatisch antwoorden op e-mails zonder dat je zelf hoeft te typen. Dankzij machine learning leert de inbox van Gmail welk kort antwoord waarschijnlijk het meest geschikt is. Als gebruiker kun je kiezen uit verschillende opties.

3. Onderzoeken met Docs

Constant moeten switchen tussen tabs en vensters kost tijd. In Google Docs en Slides kun je daarom de researchtool gebruiken om snel een zoekopdracht in te geven die op zoek gaat naar online informatie en dat is zelfs zo in Android. Na het verzamelen van data helpt de explore-tool met het analyseren van data en het suggereren van grafieken en charts.

4. Documenten delen met instant comments

Bestanden in Google Drive konden altijd al eenvoudig worden gedeeld met andere mensen. Door het toevoegen van een comment in een Doc, Sheet of Slide kun je ook eenvoudig mensen toevoegen aan de conversatie. Je hoeft alleen maar hun naam in te tikken en ze krijgen bericht dat hun naam wordt genoemd.

5. Afbeeldingen converteren naar tekst

Een van de meest recente vernieuwingen in Drive for Work is Optical Character Recognition, waarmee tekst in afbeeldingen kan worden geconverteerd naar tekstdocumenten. Hiermee kun je bijvoorbeeld een foto maken van aantekeningen van een brainstorm en de tekst omzetten naar een collaboratief document.

We kunnen de hoeveelheid e-mails die gebruikers ontvangen niet verminderen”, stelt Erik de Muinck Keizer, country manager Benelux bij Google for Work. “Wel is het mogelijk om tijd te besparen door slimmer samen te werken. Dat zou wel eens heel wat extra werktijd kunnen opleveren.”

0
Logo CustomerTalk

Cookie-instellingen

CustomerTalk maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij je toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Accepteren Meer informatie