Naar inhoud

Veiligheidsrisico’s papieren data vaak onderschat rondom AVG

Met de invoering van de nieuwe privacywet van de Europese Unie, de Algemene verordening gegevensbescherming die in werking treedt op 25 mei 2018, worden bedrijven verplicht nog zorgvuldiger om te gaan met persoonlijke gegevens. En hoewel bij de invoering de nadruk ligt op de omgang met en het beveiligen van digitale informatie, geldt de AVG net zo goed voor geprinte data en papieren documenten.

Veel bedrijven realiseren zich echter vaak nog onvoldoende dat ook met papieren data het risico op een zogenaamd ‘datalek’ zeer reëel is en gevoelige informatie in handen van onbevoegden terecht kan komen. Zo blijkt uit onderzoek in het Verenigd Koninkrijk dat maar liefst 40 procent van de veiligheidsissues in 2016 zich heeft voorgedaan met geprinte data. En met de invoering van de AVG kan een dergelijke situatie een boete opleveren die kan oplopen tot maar liefst 20 miljoen euro of 4 procent van de jaaromzet.

Algemene verordening gegevensbescherming

Met ingang van 25 mei 2018 zal een nieuwe wet in werking treden: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Hiermee gaan in heel Europa dezelfde regels rond privacy gaan gelden, met aanzienlijke gevolgen voor ondernemingen die met persoonlijke gegevens werken, zowel digitaal als op papier. De AVG geeft richtlijnen hoe persoonlijke informatie moet worden opgeslagen, gebruikt en verwerkt. Zo worden organisaties voortaan verplicht om:

  • transparant te zijn over hoe persoonlijke data worden verkregen en gebruikt;
  • verantwoording te dragen over hoe deze data worden opgeslagen, verwerkt en gebruikt;
  • alles te doen om persoonlijke data te beschermen en eventuele datalekken te voorkomen.

Daarbij moeten organisaties bewijzen dat ze continue voldoen aan deze AVG-regelgeving.

Strengere controle op uitvoering

Met het vervangen van de Nederlandse wetgeving door een Europese, is er ook meer én strengere controle mogelijk op de uitvoering. Wie niet aan de AVG voldoet, riskeert hoge boetes: per overtreding tot 20 miljoen euro of voor bedrijven met een omzet van meer dan een half miljard euro maximaal 4 procent van de jaaromzet. De navolging van de AVG moet dus wel degelijk serieus worden genomen.

Richtlijnen persoonlijke informatie

Met de invoering van de AVG worden globale richtlijnen gegeven hoe persoonlijke informatie van particulieren moeten worden verkregen, opgeslagen, gebruikt en verwerkt. ‘Persoonlijke informatie’ moet daarbij overigens heel breed moet worden geïnterpreteerd, van adresgegevens, geboortedata en burgerservicenummers tot informatie over iemands favoriete kleur of voetbalclub. Nog vaak blijkt dat men onvoldoende bewust is van de fraude die mogelijk is met persoonlijke informatie. Immers, met slechts enkele gegevens is het al mogelijk om onder een valse naam e-mails te versturen, online bestellingen te plaatsen of zelfs een lening af te sluiten.

Veiligheidsbeleid papieren data

Hoewel de AVG van toepassing is op alle persoonlijke informatie, worden in de praktijk vooral procedures doorgevoerd die betrekking hebben op digitale data. Jaap van Selm, vicepresident van de producent van kantoorartikelen ACCO Brands, pleit er daarom voor dat bedrijven een veiligheidsbeleid voor hun papieren data opstellen: “Een papierloos bedrijfsproces blijkt in de praktijk veelal niet haalbaar. Veel belangrijke correspondentie gaat nog via de post en het gebeurt regelmatig dat digitale data worden uitgeprint. Ook beschikken nog veel bedrijven over oude papieren archieven met gegevens die bewaard moeten blijven. Om de AVG correct na te kunnen leven, moeten daarom heldere procedures worden opgesteld hoe dergelijke papieren data niet alleen moeten worden beheerd, maar ook zouden moeten worden vernietigd.”

Veiligheidsniveaus papiervernietiging

Met de huidige technologie is het steeds beter mogelijk om papiersnippers te herleiden naar het originele document. Van Selm adviseert daarom dat het vernietigen van potentieel gevoelige, geprinte data moet worden beschouwd als een integraal onderdeel van het bedrijfsproces. Daarbij moet de methode van vernietiging afhankelijk zijn van de gevoeligheid van de data. Zo zou bij het vernietigen van bijvoorbeeld medische dossiers een hoger veiligheidsniveau moeten worden gehanteerd en dus een meer geavanceerde vernietigingsmethode, dan bij het vernietigen van een adresbestand van de lokale voetbalclub.

Een handleiding waarin wordt ingegaan op de AVG, de gevolgen ervan voor de bedrijfsvoering en een aantal praktische aandachtspunten hoe aan deze nieuwe privacywet te voldoen, kun je downloaden op de website van ACCO Brands.

Bron: CustomerTalk
0
Logo CustomerTalk

Cookie-instellingen

CustomerTalk maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij je toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Accepteren Meer informatie