Naar inhoud

Vergaderingen domineren groot deel van Nederlandse werkweek

Het poldermodel dat zo kenmerkend is voor Nederland zien we terug in de kantoortuinen. Ook daar wordt een belangrijk deel van de werkdag besteed aan overleg. Nederlanders zitten per maand 29 uur en 39 minuten in vergaderingen. Deze meetings kosten de werkgever daardoor op jaarbasis 6.508 euro. Dit geld wordt deels verspild omdat liefst 85 procent van de werknemers aangeeft aan het eigen bureau productiever te zijn dan tijdens vergaderingen.

Dit leert een onderzoek van technologiebedrijf Sharp. De onderzoeksresultaten zijn gebundeld in rapport ‘Hoe u effectief kunt vergaderen’. Deze publicatie helpt ook om vergaderingen te verbeteren, onder andere met de adviezen van omgevingspsycholoog Nigel Oseland.

Productiviteit

Werknemers zijn niet alleen productiever aan hun bureau, ook geeft 58 procent aan dat een vergadering vaak geen duidelijke uitkomst of resultaat heeft. Daarnaast vindt 57 procent vergaderingen saai. Ook worden vergaderingen als te formeel ervaren (65%). Eén van de problemen van de vergaderzaal is dat deze ouderwets zijn: 61 procent vindt dat de vergaderruimtes niet voldoen aan de eisen van een vergadering, 28 procent geeft aan dat er nog steeds gebruik wordt gemaakt van whiteboards en 19 procent maakt nog gebruik van flipovers.

Waarde

“Het is duidelijk dat we niet genoeg waarde halen uit vergaderingen. Zeker als we naar de kosten kijken”, zegt Oseland. “Er zijn veel verschillende redenen om een vergadering te plannen en je hebt verschillende ruimtes en technologieën nodig om deze meetings tot een succes te maken. Voor elke vergadering moeten de juiste context en verwachtingen worden gecreëerd. En je moet niet elke keer dezelfde aanpak gebruiken.”

Informatie

Er zijn genoeg redenen waarom een vergadering slecht uitpakt. Zo geeft 33 procent aan dat er van tevoren geen informatie wordt gedeeld, dat de juiste mensen niet aanwezig zijn (26%) of dat er juist te veel mensen aanwezig zijn (31%). Omdat vergaderingen niet de onverdeelde aandacht van werknemers opeisen, gaan ze andere dingen doen. Zoals het bijwerken van e-mails (24%), het maken van to-do-lijstjes (22%) en het checken van social media (26%).

Effectiviteit

“Vergaderingen zijn te vaak ineffectief”, stelt Ronald Huijbregts, manager sales & marketing visual solutions Benelux bij Sharp. “We moeten ervoor zorgen dat de juiste informatie wordt gedeeld en de juiste mensen worden uitgenodigd. Maar het is ook belangrijk om te kijken naar de inrichting van de vergaderruimte en het gebruik van de juiste technologieën. Elke vergadering is anders, waardoor er verschillende mogelijkheden beschikbaar moeten zijn om informatie te delen en te presenteren. Ons doel is om een oplossing te bieden voor elke vergadering, zodat deze een interessantere, interactievere en betere tijdsbesteding voor iedereen wordt.”

Het onderhavige onderzoeksrapport kun je downloaden op de website van Sharp.

Bron: CustomerTalk
0
Logo CustomerTalk

Cookie-instellingen

CustomerTalk maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij je toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Accepteren Meer informatie