Naar inhoud

Zakelijk overzicht houden in de wildgroei in e-commerce-land

Inkoopmanagers en finance managers raken tegenwoordig steeds vaker het overzicht over bedrijfsuitgaven kwijt. Niet zo gek, want het is voor werknemers tegenwoordig een fluitje van een cent om producten en diensten online aan te schaffen en de kosten vervolgens te declareren. Handig voor werknemers misschien, maar inkoopmanagers verliezen de controle omdat een gestructureerd proces rondom aankopen ontbreekt.

Daarnaast heeft men vaak geen inzicht in de contracten en is niet altijd duidelijk wat de impact van al die bestellingen op het beschikbare budget is. Hierdoor wordt het onmogelijk om bijvoorbeeld schaalvoordelen te realiseren of tijdig de contracten van producten op te zeggen voordat deze stilzwijgend worden verlengd. Ongewenste inkoopwildgroei kan echter worden tegengegaan aan de hand van drie tips.

#1. Herstel het overzicht

Allereerst is het tijd om de bedrijfsuitgaven inzichtelijk te maken. Dit doe je door alle uitgaven in kaart te brengen. Inzicht in je uitgaven zorgt ervoor dat je in gesprek kan gaan met je leveranciers over de voorwaarden. Hierna kun je voorkeursleveranciers aanstellen waardoor je de kosten vermindert en dus de bedrijfsvoering gezonder maakt.

#2. Creëer draagvlak onder stakeholders

Het is belangrijk om stakeholders op elk niveau van de organisatie bij het nieuwe proces te betrekken om zo draagvlak te creëren. Een verandering in het inkoopproces kan collega’s misschien het gevoel geven dat ze worden gecontroleerd of gekort op hun budget. In werkelijkheid blijkt dan echter dat ze met een nieuw aankoopproces niet meer op zoek moeten naar producten in een woud van leveranciers en ook niet zelf hoeven voor te schieten. Benadruk de eenvoud van het nieuwe proces en dat bestelde producten of diensten eerder in huis zijn.

#3. Kies de juiste software

Zorg er intussen ook voor dat het systeem daadwerkelijk eenvoudig in gebruik is, zodat de bereidheid en motivatie van medewerkers om via het nieuwe systeem te bestellen niet wegebt. Daarom moeten inkooporders makkelijk aan te maken zijn en aanvragen snel worden verwerkt en goedgekeurd. Een inkoopsysteem dat direct geïntegreerd is in je financiële systeem en dat je via een browser gebruikt, is daarbij een must. Zo worden inkomende facturen automatisch gekoppeld aan contractafspraken en bestellingen. Bovendien worden facturen automatisch geboekt en betaalbaar gesteld na goedkeuring in de financiële administratie. Het goedkeuren van aanvragen gaat eveneens razendsnel omdat managers die verzoeken op hun smartphone ontvangen.

Djimmy Zeijpveld is solution marketeer bij IT-dienstverlener Exact.

Bron: CustomerTalk
0
Logo CustomerTalk

Cookie-instellingen

CustomerTalk maakt gebruik van cookies voor een optimale gebruikerservaring.

Graag vragen wij je toestemming voor het plaatsen van deze cookies.

Accepteren Meer informatie